オフィスは「PC画面の中」!? Web会議の一歩先、広がる「空間共有」のいま

[PR／ITmedia]

PR

　近年、テレワークを導入する企業が増えている。社員が自宅で育児や介護を行いながら働けるようにするため、地方在住の優秀な人材を採用するため、通勤・出張にかかる移動時間を削減するため――と、多種多様な目的に合わせて導入が進められている。

　ただ、テレワークを導入したことがある企業ほど、テレワークならではの課題に気づいているはずだ。チャットツールやWeb会議ツール越しでは「その人がいま何をしているか」が伝わりづらい、話し掛けづらい、ふとした雑談からアイデアやひらめきが生まれにくい……。実際、テレワークを導入した中小企業の23.8％が「社員同士のコミュニケーションに課題を持っている」というデータもある（総務省の調査より）。

　そうした課題を乗り越えるべく、じわりと注目を集めている手法がある。PCやタブレット端末の画面内に、別の拠点の様子を常に映し出す「空間共有」というアプローチだ。

上司はディスプレイの向こう側　空間共有で何が変わった？

　福岡県北九州市に本社を置くICTインフラ導入コンサルティング会社のシステージも、空間共有の導入で働き方を変えた企業の1社だ。

　1993年設立の同社は、営業活動の拡大に向けて2018年4月に福岡市内にサテライトオフィスを設立。だが、そこで課題になると考えていたのが、約60キロ離れた本社と福岡オフィス間のコミュニケーションだった。

システージの天野朝貴営業部長

　「私はもともと福岡市内に住んでおり、北九州市の本社に片道1時間ほどかけて通っていました。福岡オフィスができた後も、本社に自分の部下がいるので、マネジメントのために通い続けなければならないと考えていました」――システージ営業部の天野朝貴部長はこう話す。

　せっかく福岡市にサテライトオフィスを設立するのに、2つの営業所で働く人たちのコミュニケーションのためには移動が欠かせない。そんな課題を解決すべく、同社が注目したのが、遠隔会議サービスを使って2つの拠点を常時接続する「空間共有」だった。

　「空間共有をすれば、（もう一方の拠点で）部下が働いている状態もなんとなく分かるはず。それに加えてチャットやメールできちんとコミュニケーションを取れば、なんとかマネジメントもできるだろうと考えたのです」（天野さん）

　同社は福岡オフィスの設立に合わせ、テレビ会議システム「V-CUBE Box」と広角カメラを組み合わせた空間共有の仕組みを整備。本社とサテライトオフィスの社員が、常に顔を合わせてコミュニケーションできるようにした。

福岡オフィスから見える北九州本社の様子

本社から見える福岡オフィスの様子

　その成果はすぐに表れたという。

　「私が福岡オフィスで仕事をしている間は、ずっと空間共有で本社メンバーとつないでいます。マイクは付けっ放しだとうるさいので、基本的にミュートにしておき、用事があるときだけ呼び掛けるという運用ですが、オフィスにいるときと近い声掛けができています」と天野さんは話す。

　サテライトオフィスで働きながら、部下4〜6人のマネジメントをしている天野さん。部下から見て「仕事のしにくさ」はないのだろうか。

　「状況共有や相談は随時できていますし、部下にとっても特に問題はないようです。文章で何かを伝えるのは苦手な人もいますが、（空間共有で）相手の表情を見ながら話せば、精度の高いコミュニケーションができると感じています」

部下も上司も働きやすく　移動時間の代わりに増えたのは……？

　サテライトオフィス開設から約1年たち、システージ社内で空間共有はすっかりなじんでいるようだ。

　「空間共有で、社員が働く場所を選べるようになったのは大きいです。北九州本社にいなくても福岡オフィスで同じように仕事ができるので、移動の無駄もなくせるし、結果的に残業も減らせました。同じ場所にいなくても誰かに遠隔で相談できるので、営業部の部下からも働きやすくなったという声を聞いています」（天野さん）

　空間共有の導入後、天野さん自身が移動に用いているクルマの走行距離も以前の約3分の1に減ったという。その代わりに増えたのは、なんと「社員同士の飲み会」だそうだ。

　「以前は福岡市に事務所がなかったので、営業のために来ても『ここで集まって何かをしよう』とはなりませんでした。それが、サテライトオフィスの設立後は人が集まり始めました。社員同士のコミュニケーションは確実に増えています」

　同社は全てのコミュニケーションを空間共有に置き換えるのではなく、効率化によって生まれた時間を活用し、さらに濃い交流をしていく方針だ。「100パーセント遠隔で仕事をするのは無理で、週に1回くらいは北九州の本社にあえて行くようにしています。遠隔会議システム上でずっとお互いを見ている感じなので、久しぶりに会う感じが全くしないんです」（天野さん）

オフィスと個人宅をつなぐ「在宅型の空間共有」も

　複数の事業拠点間をつなぐのではなく、在宅勤務に空間共有の仕組みを取り入れているケースもある。V-CUBE Boxの提供元であるブイキューブに勤める及川愛さんは、そんな働き方をしている1人だ。

　及川さんの仕事は、見込顧客に対し、電話やWeb会議などで営業活動を行う「インサイドセールス」というもの。家庭内では2児の母でもある及川さんは、まずはシンプルな方法で在宅勤務を始めることにしたという。

　「私は5歳と2歳の子どもがいて、従来は時短勤務で働いていました。ただ、結局フルタイム勤務に近い形で、子どものお迎え時間ぎりぎりまで働くことも多く、テレワークを取り入れようと決めました」

　それからは業務の中心を自宅に移し、週1回の会議にはWeb会議ツールを使って参加するように。通勤にかかる時間を短縮でき、業務を効率化できた一方で、新たな課題も生まれていたという。

　「会議にオンラインで参加することはできても、Web会議の“外側”にある文脈を共有できないことは、どうしてもコミュニケーション上のネックになっていました。それに、仕事のメンバーからあるとき『及川さんがいないとさびしい』と言われてしまって……。それならばと、お互いの場所を常時つなげる空間共有を試してみることにしたんです」（及川さん）

　使ったのは、オフィスにあった2台のiPadと、普段からWeb会議に使っていた「V-CUBE ミーティング」。及川さんの自宅とオフィスそれぞれのiPadでWeb会議ツールを立ち上げ、常時つなげっ放しにするだけで、すぐに空間共有を試すことができた。

　空間共有のスタート後、及川さんが感じている最大のメリットは「気軽さ」だ。以前はチャットで資料を送り、補足が必要なら「今から連絡していいですか？」とチャットで声をかけてからWeb会議を立ち上げることが多かった。だが空間共有を取り入れてからは「『今ちょっといい？』というやりとりを口頭で気軽にできるようになった」という。

　普段はオフィス側のiPadのみマイクをオンにしておき、自宅にいる及川さんは社内から話し掛けられた時や、会議の時だけ自分の側のマイクをオンにする。会社からの音声が常に聞こえる一方、自宅周辺の騒音や子どもの泣き声などがオフィスに届かないため、安心して仕事に取り組めているという。

　「今ではインサイドセールスのメンバーだけでなく、他部署の社員もオフィス側のiPadを通じて話し掛けてくれることが増えました。小まめにコミュニケーションを取って仕事を進めたい人にこそ、空間共有は向いていると思います」（及川さん）

　相手の顔が見えていないとコミュニケーションが取りにくい、部下をマネジメントできない、気軽な雑談からアイデアが生まれない――そんな従来型のテレワークの課題を解決する「空間共有」。必要なのは、遠隔会議ツールとPCやタブレットだけだ。

　「テレワークを試してみたことはあるけれど、やはり対面でないとコミュニケーションがうまくいかない」と感じている企業こそ、一度その価値を実感してみてはいかがだろうか。