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» 2009年11月10日 09時20分 UPDATE

研修に行ってこい!:1分で「使える議事録」に仕上げるチェックリスト

会議やミーティング、研修などで作成する議事録。概要や結論だけを記載し、その途中のプロセスを省略すると、せっかく時間を使って記録する効果が半減してしまいます。効率的に仕事ができる議事録作成のポイントを紹介しましょう。

[原田由美子,Business Media 誠]

 会議やミーティング、研修などで作成する議事録。議事録の作成も慣れてくると、概要や結論だけを記載し、その途中のプロセスを省略してしまうことがあります。しかし、これではせっかく時間を使って記録する効果が半減してしまいます。

 今回は、議事録の役割を再確認するとともに、たった1分で見直せて、仕事を効率化する議事録作成のポイントをお伝えします。

議事録の用途とは?

 改めて“議事録”とは何かを考えてみましょう。

 大辞泉で調べてみると、次のように表現されています。

 議事の内容・審議経過・議決事項などを記録したもの。会議録。

 ビジネスの場面に置き換えて考えると、「あるテーマをもとに、調査、検討の話し合いの経緯と、それにより決定した事項を記録したもの」となります。

 さて、その議事録は、一体どのように活用されていくでしょうか? 図にしてみましたので、ご覧ください。

photo

 議事録は会議で取ったメモをもとに作成し、それをメールや文書などで共有します。共有後は保管します。そして、保管後には2つの用途が待っています。

 1つは、その議事に関わる現在の担当者が何かしらの判断、行動をとるための活用。もう1つは、その議事に関わる将来の担当者が、何かしらの判断、行動をするための活用です。

仕事が振り出しに戻ったときに威力を発揮する

 担当していた仕事で、急に取引先の担当者が変わることや、自分の上司や仲間が変わり、その仕事の背景や経緯を一から説明しなければならない、いわば仕事が振り出しに戻ってしまった経験はありませんか?

 そのような時に威力を発揮するのが、議事録です。

 社内であれば、自分が説明する時間がなかなか作れなくても、まずはその議事録に目を通しておいてもらえば、何がどのようになっているのか、おおよそ見当がつきます。その上で説明すれば、話の中で抜け、モレが生じることも少なく効率もよくなります。また説明を受ける側も、事前に全体のイメージをとらえ、自分の役割や、するべき仕事についても理解が進むので、取り組み開始までの時間が短縮できます。

 社外の場合、相手の内部引き継ぎ期間が短く、新しい担当者に具体的な話を知らせないまま引き継がれることがよくあります。その場合、以前から議事録を共有しておけば、話を進めやすいでしょう。議事録を共有していないケースでは、打ち合わせ時に議事録を持参し、必要なタイミングやポイントで目を通してもらうと効果的です。

 このように将来の用途を踏まえて記事録を作成しておけば、効率的に仕事ができるのです。それでは、将来担当者が変わっても活用できる議事録に仕上げるには次のような要素が必要となります。

1分で確認! 議事録作成チェックリスト
要素 チェック
1.議事録名称(例:○○PJミーティング 議事録【1】)  
2.議事録記載日  
3.部署名(または担当者名)  
4.会議および打ち合わせ概要項目   
 a)目的  
 b)日時  
 c)場所  
 d)出席者  
 e)書記  
 f)配布資料  
5.議題  
6.議題ごとの責任者  
7.議題ごとの話し合い時間  
8.議題ごとの検討事項(概要)  
9.決定事項(誰が、何を、いつ、どのようにを記載)  
10.次回テーマと実施予定日(次回資料の配布有無、取り組み依頼テーマ)  
11.その他特記事項  
12.発言内容(検討経緯:誰が、何を、どのように)記録 ※下記参照  

 将来活用できる資料にするためのポイントは、基本的な事項の抜け、モレがないことに加えて、次の3つの点を記録していることです。

  • ポイント1:誰が
  • ポイント2:何を
  • ポイント3:どのように

 上記3つを記録していれば、どのような議論をした(またはしなかった)のかが分かり、どのような背景で意思決定が行われていたのか、大よその見当がつきます。

 それにより、過去の議論をリセットしたり、蒸し返して時間がオーバーしたり、せっかく浮かんだアイデアを「すでに出ていた意見かもしれない」と思いこんで発言しなかったりといった、機会のロスを防げます。一歩ずつ積み上げる建設的な会議や打ち合わせは、実は議事録と言った陰の存在が支えているんですね。

 あなたが議事録作成を担当するなら、チェックリストをもとにすると、最初から無駄のない議事録が作成できます。また、部下や後輩が議事録を作成しているならば、チェックリストを活用して1分で必要な情報の抜け、モレが判断できます。

 未来を変える仕事のヒント、ぜひ活用してくださいね。


著者紹介:原田由美子(はらだ・ゆみこ)

 大手生命保険会社、人材育成コンサルティング会社の仕事を通じ、組織におけるリーダー育成力(中堅層 30代〜40代)が低下しているという問題意識から、2006年Six Stars Consultingを設立、代表取締役に就任。現在と将来のリーダーを育成するための、企業内研修の体系構築、プログラム開発から運営までを提供する。

 社名であるSix Starsは、仕事をする上での信条として、サービスの最高品質5つ星を越える=お客様の期待を越える仕事をし続けようとの想いから名付けた。リーダーを育成することで、組織力が強化され、好循環が生まれるような仕組みを含めた提案が評価されている。


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