年末大掃除計画発動!

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2004/12/20 00:00 更新


PCUPdate特別企画:年末大掃除計画発動!!:その3 名刺をデータ化して管理しよう (1/2)

名刺を交換しても、管理するのはせいぜいファイリングする程度。それだといざ必要なときに、1枚ずつめくって探す必要があるし、面倒だ。そんな時に役立つのが、名刺整理ソフトだ。大掃除の締めくくりとして、たまった名刺を整理する方法を考えてみよう。

 さて、大掃除の最後として、机の上を整理することにしよう。いらない書類の束はまとめて捨てるにしても、一番管理に困るのが、そう、名刺だ。

 名刺を交換しても、せいぜいファイリングする程度で、中には名刺ケースの中に入れたままだったり、最悪の場合は机の上に置きっぱなしにしたり……。これではいざ必要なときに1枚ずつめくって探さなければならいし、大切な名刺をなくしてしまうかもしれない。とはいえ、どのように管理してよいのかわからず、そのまま放置している人が多いのではないだろうか。名刺は重要な個人情報だということ、あなたは気づいていますか?

 そんな時に役立つのが、名刺整理ソフトだ。この手のソフトは紙の名刺をデジタルで管理できるのがウリ。一度デジタルにしてしまえば紛失する心配がないし、比べものにならないほど手軽に管理できる。一度使うと、手放せなくなること請け合いだ。

 「スキャナde!!名刺整理 Ver.3」は、名刺をまとめて読み取れるスキャナを付属した名刺整理・活用ソフトだ。

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エー・アイ・ソフトの「スキャナde!!名刺整理 Ver.3 連続カラースキャナ付」。価格は2万9800円(税別)。ADFが付属しない「専用カラースキャナ付」は1万2800円(税別)、スキャナが付属しないソフトウェア版は6800円(税別)だ

大量の名刺もADF付きスキャナでまとめて読み込む

 まずは紙の名刺をパソコンに読み込む。何百枚も溜まっている名刺を1枚ずつ取り込むのは骨が折れるが、「スキャナde!!名刺整理 Ver.3 連続カラースキャナ付」に付属するスキャナなら、30枚までまとめてセットできる。読み取りの手間を大幅に軽減できるのがうれしい。

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読み取り面を下にして、名刺をスキャナにセットする

 スキャナde!!名刺整理を起動し、「名刺読み込み」をクリックすると、スキャンが始まる。読み取り時間を計測したところ、30枚で約14分30秒。ほかの作業をしていても構わないので、特に待たされる感はないだろう。

 両面を読み込むこともできるが、裏面は画像として保存され、記載されている内容の認識はしない。

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両面を読み込む場合は、まずは表を読み込み、終了後に裏面をセットし直す

 読み込みが終了すると、名刺の内容を確認する画面が開く。OCR機能を備えており、自動的に表面を認識し、氏名や住所などを入力してくれるのだ。レイアウトやフォントによっては正確に認識しないこともある。そんな時は、読み取った画像を見ながら、左側のフォームに入力されたデータを確認、修正しよう。

 認識率は上々で、修正は最低限の手間だけでOKだった。シンプルなデザインや書体の名刺なら、1カ所も修正する必要がないことも多い。修正したのは30枚中10枚ほどで、社名と名前がミックスされるようなミスは1枚だけだった。手入力が面倒なメールアドレスやURLをばっちり認識してくれるのは助かる。

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試しに編集部の名刺を読み込んでみたところ、電話番号の先頭に不要が文字が追加されたくらいで、そのほかは間違いなく認識した。

読み込んだ名刺データを管理する

 名刺データはアルバム風の画面で一覧できる。「並べ替え」をクリックして氏名や住所などでソートすれば、目的の名刺を探すのも簡単だ。フォルダを作成することもでき、会社ごとに分類しておくなど、使いやすいように管理しておけばよい。

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アルバム感覚で利用できるインタフェースとなっている

 氏名や住所はデータ化されているので、キーワードで直接検索することも可能だ。大量の名刺からも、一発で検索できるのがよい。

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「検索」フォームにキーワードを入力するだけ。「会社名」や「氏名」など、検索対象を指定することもできる。

年賀状の送付リストも手軽に作成できる

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[柳谷智宣(アバンギャルド),ITmedia]

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年末大掃除計画発動!

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