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» 2005年03月07日 00時00分 公開

自分のPCは宝の山だった――デスクトップ情報検索ソフト「ConceptSearch」が教えてくれたこと (1/3)

のた打ち回って作っていたプレゼン資料のデータ収集も、あっという間にすんでしまう。すっかり忘れていた貴重な情報や、他人とのやり取りも発見できる。それもメールやその添付ファイル、メッセンジャーの保存ファイルなども含めてだ。自分のパソコンをきっちり検索できるようになると、それが宝の山であったことに気づかされるはずだ。

[中川純一,ITmedia]

 「明日、昼飯でも一緒に食べませんか」――プロフェッサー竹村からのメッセンジャーが突然飛び込んできたのは、ついさっきのことである。会えば絶対に何か面白いネタのある相手だ。ここは行く一手。「よろこんで」と返事をしようと思ったのだが、ふと気がついた。

 明日は午後に会議があり、私はそこでプレゼンをしなくてはならないのだ。資料はまだまったく作っていない。おそらく今日の深夜か明日の午前中にやることになるだろう。方針の取りまとめやデータ集め、図版の作成、文書作成……。ざっと見て5時間ぐらいの作業内容である。このスケジュールの中に、「外出して昼飯を食べる」というのを組み入れるのは難しい。

 「すみません、明日は会議があって、資料を作んなきゃなんないんですよ。身動きが取れません……」。すると竹村氏から、「そんなのちょちょいと直ぐ作れるでしょう。なんの問題もないっすよ」と切り返された。そう、そのはずなんである。だがやってみると、なかなかそれができないのだ。

 同姓の評論家にそっくりの怪しい風体をしてはいるが、竹村氏(“先生”というと嫌がるのでこう呼ぶことにしよう)は以前、某外資系巨大コンピュータ企業で、マーケティングではその人ありと言われた人物である。プレゼンに関しては、自分の分はもちろん、何人もの役員や経営幹部の発表会資料、プレゼン資料を一手に引き受けていたほどだ。彼なら確かに「ちょちょい」かも知れない。しかしこっちは一介の平々凡々たる、しがない中間管理職。「ちょちょいとはいきませんよ」と答えざるを得なかった。

 「いったいどんなプレゼン資料を作るんですか?」「僕の担当部門の『2005年度行動計画』ってやつなんですが……」「なら、こうしましょう。飯を食うのは明後日にして、で、その資料を作るのに、どんな作業にどれぐらい時間がかかったか、計っておいておいてもらえませんか。会ったとき、いいことをお教えしますよ」。おっ、プレゼンの鬼の秘儀伝授か。明後日を楽しみに待つことにした。

資料の作成、本当に時間がかかるのは?

 もちろん、私だってプレゼン作成の“手の抜き方”は知らないわけではない。一番簡単なのは、PowerPointにテキストでキャッチフレーズ、主要項目、そしてあらすじを入れるというやつだ。自社の社名を入れたテンプレートを作っておき、ちょっとしたイラストでも入れれば完璧である。これなら8枚ぐらいの資料が15分も経たずにできる。一応、「プレゼン資料」に見える。

 あとは口で説明して相手に“プレゼンされた気持ち”になってもらえばいいのだが、これはあくまでも手を抜いていいときの場合である。竹村氏の誘いを断った会議は、1年間の予算や人員配置がかかった“重要度高”のやつだ。となると裏付けとなるデータは欠かせないし、経営トップがどんな方針でいるのかという“読み”も必要だ。絶対に納得してもらって、トップから「イエス」の返事をもらわなくてはならないのである。ツボをついてくるキツい質問にもうまく答える準備が必要だ。となると、あれこれ資料を漁っておく必要も出てくる。間違っても“手抜きのプレゼン”戦略で行くわけにはいかない。

 さて、この大事な会議をどうにか切り抜けた翌日。ほっとした気分で竹村氏と会食していると、彼が早速聞いてきた。「どうでした?」「おかげさまで大過なくいきました。しかしそれにしても資料作成時間の大半はデータ収集に取られていますね」「でしょう」――竹村氏はわが意を得たりと言わんばかりに、ニヤリと笑った。

 実際、結局約6時間を要した会議資料作成時間のうち、最終的な資料の作成にかかったのは1時間半ほど。グラフや図版の作成がやはり1時間半。残る3時間は、自分のお仕事マシンの中から過去のデータを探し出し、そのなかから必要なデータをコピペしたり、文書を読んだりしていた時間だ。およそ半分を事前準備に取られている計算だ。

 「マイ ドキュメント」の中に「マネジメント関係」というフォルダを作って、仕事関係の重要な文書はそこに放り込んでいるが、そこにもいつしか大量のファイルがたまっている。メールでの連絡事項もあるから、「確かあそこに……」と探しているとそれだけで時間はけっこうかかってしまう。予算などの数字が入ったファイルは、時系列的に数字が変わっていることも多いから、どれが最新のかをタイムスタンプをにらみながら確認することもしばしば。こう考えると、なんだかPCの中を探し回るのが仕事になっているような気がしてくる。

 「いいやつがあるんですよ」――と、竹村氏がカバンの中から取り出してきたのがジャストシステムが今度発売するというデスクトップ検索ソフト「ConceptSearch」だ。まだ発売前なので評価版とある。

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