メディア

GTDに使えるデジタルツール～checkpad＋RPAD：GTD実践ツールガイド（2/2 ページ）

» 2007年06月04日 13時25分公開

[田口元，ITmedia]

前のページへ 1|2 　　　　　　

「忘れちゃだめだ……」を忘れるためのリマインダー、R*PAD

　携帯だけで使えるウルトラシンプルなリマインダーがR*PADである。登録もreg@rpad.jpに空メールするだけである。リマインダーの設定もメールの件名に「日付項目」と記述するだけで設定が完了する。

R*PADでは「日付項目」をメールするだけでリマインダーが設定される

　check*pad同様、できるだけ入力項目を減らすための工夫もしている。したがって設定できるのは1年以内の特定日付のみである。数年あとの項目や、時間指定などは敢えてできないようになっている。

　人によってはそうした項目も必要かもしれないが、ここでも「最速でリマインダーを設定する」ことを目指している。

　一般的に数年先の予定は非常に流動的である。数年後にやりたいことは、GTDでいうところの「いつかやりたいことリスト」に入れておき、定期的に見直せばよいと考えている。そして1年以内に実行できるときになったら、改めてリマインダーを設定するとよいだろう。

　また特定の時間にリマインダーをセットしたい人もいるだろうが、敢えてR*PADでは個々のリマインダーに配信時間を設定できないようにしている。

繰り返しの設定は毎回手動で行うため、リマインダーだらけを防ぐことができる

　R*PADで設定するのは日々のタスクといった超短期的な項目ではなくて、2、3日後から数週間後、数カ月後のリマインダーの設定である。超短期的な項目は日々のリストやカレンダーで管理すべきと考えているからだ。R*PADでざっくりと日付だけ設定しておき、そのリマインダーが来たら日々のタスクに入れ込む──、といった使い方がよいだろう。

　またR*PADでは、配信されたリマインダーを繰り返し配信するかどうかの設定を行うことができる。「明日もリマインドする」「来週の同じ曜日にリマインドする」といった項目から選択可能だ。

　ただし、この繰り返し設定は毎回手動で行う必要がある。これは自動で簡単に繰り返し設定ができるようにするとリマインダーだらけになってしまい、どれが大事なリマインダーだったのか分からなくなってしまうからだ。それよりも自分で毎回「これはまたリマインドすべきか？」を一瞬でも考えて設定できるようにしている。

　以上、GTDを実践する上でcheck*padとR*PADをどのように使うべきかを参考までに紹介した。ただ、GTDは「“うまく行く考え方”であってツールは何でもよい」という特徴がある。上記の使い方に限らず、個々人のライフスタイルに合わせて自分の生活にしっくりくるように調整していくのがよいだろう。

　またcheck*padとR*PADではうまくいかない、という人もいるだろう。紙とペンが馴染む人や、もっと高機能なツールを好む人もいるはずである。そうしたGTDに使えるツールは今後もBiz.IDで紹介していきたい。

今ならできるGTD

「将来の目標」は「日々の仕事」の中にあり
デビッド・アレンさんは「日々の仕事を片付けられないと、将来の目標など見えてこない」と言います。日々仕事に追われていたりストレスにさらされていると将来のビジョンは描きにくくなります。(2008/12/31)

GTDでつまずきやすい「プロジェクト」って？
GTDで分かりにくい概念のひとつに「プロジェクト」があります。6つのレベルでやるべきことを見直す「Horizontal Model」で考えると、プロジェクトの活用法が見えてきます。(2008/12/30)

GTDで“頭の中のメモリ”を空けておこう
気になることを頭に溜め込んだ状態では、目の前の作業に集中することは決してできません。「あれやったかな」「あ、それもやらなくちゃ」「あの件、あの人に確認しなくちゃな」と本来の作業を邪魔する思考ばかりが浮かんできて、生産性をがくんと落としてしまうからです。(2008/12/29)

GTDで「思いつきの行動」をなくそう
その時（もしくはその日）思いついた選択肢から行動を選んでいます。これは実に非効率的です。GTDを実践できるようになると「あらかじめ用意された選択肢」から行動を起こせるようになります。(2008/12/28)

GTDで達成できるもの――タスクは減るの？　増えるの？
「GTDを実践すれば、ToDoリストのタスクがどんどん片付くのですよね？」とよく聞かれます。これはある意味イエスであり、ある意味ノーでもあります。(2008/12/27)

「頭の中」も「机周り」もすっきりするのがGTD
過去のGTD連載では「頭の中の気になること」に重点を置いて説明してきましたが、本来のGTDは物理的に気になるもの─―手をつけていない書類やいっこうに片付かない引き出し─―などを整理する手法でもあるのです。(2008/12/26)

GTDは難しい？　「この作業をマクロに設定しておけば楽だろうな」に似ている
「GTDはとっつきにくい」「GTDのここが分からない」といった感想をよく聞きます――。GTDのバイブル『Getting Things Done』を再翻訳した『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』の監訳を担当した田口元さんがGTDの実践法を解説します。GTDはとっつきにくい、分かりにくいと思っていた人、必読です。(2008/12/25)

デビッド・アレン氏来日

提唱者デビッド・アレンさんに聞く、GTD実践法
GTDの提唱者であるデビッド・アレンさんが来日、Biz.IDではアレンさん自身がどうやってGTDを実践しているかを聞いた。(2008/06/17)

デビッド・アレン氏セミナームービー
GTDの提唱者は、GTDを広めるためにどんな試行錯誤をしてきたのか。GTDのこれまでを振り返り、ポイントを語る。(2008/06/16)

デビッド・アレン氏が答える、GTD Q＆A
どうしたらGTDをマスターしたといえるの？週次レビューができないんだけど……、どんなツールをAllenさんは使っているの？「BIz.ID×GTDイベント」でデビッド・アレン氏に答えてもらった。(2008/06/13)

デビッド・アレンさん来日イベント始まる！　「GTDは我々のような“怠け者”を助ける」
こんにちはデビッド・アレンです――。あのGTDを提唱したデビッド・アレンさんがついに来日し、Biz.ID×GTDのイベントも始まった。さっそくアレンさんのコメントを紹介しよう。(2008/06/13)

理論編

イブに「仕事で会えない」をなくすには――『ストレスフリーの整理術』
年の瀬も押し迫った師走、仕事に追われているのは筆者だけではあるまい。特にクリスマスイブでもある今夜は、「大事な人との約束があったのに仕事が忙しくて」なんて断る人もいそうだ。GTDの原典を再翻訳した『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』（二見書房）はそんな人にオススメである。(2008/12/24)