アイデアを書き留めるツールを持とう

GTDをマスターしたら、次のステップはどうアイデアをモノにするか。“アイデアをメモする”という習慣を作るには、便利なツールが欠かせません。

» 2006年07月28日 15時28分 公開
[田口元，ITmedia]

　GTDをうまくまわせるようになると、だんだんといい意味で自分の頭を信用しなくなります。頭は覚えたり、思い出したりする、という行為が不得意なので、不得意な分野は頭以外に任せよう、という習慣がつくからです。

　そうなると「あ、いいアイディア思いついた！」というときには「まぁ、覚えておけるから大丈夫」とならずに、「これは頭では覚えてられないから、きちんとメモしよう」と考えられるようになります。

　しかし「きちんとメモしよう！」と気合で思っているだけでは習慣化できません。習慣化するには何らかのツールを使うことが必要です（アイディア＋ツール＝習慣、だと個人的に思っています）。

　そこで今回は個人的に使っている、アイディアを思いついたときに書き留めるためのツールをご紹介します。

三色フォルダのすすめ

　個人的によく使っているのは三色フォルダです。これはその名のとおり赤、青、黄の3つのクリアフォルダです。使い方はそれぞれ以下のとおりです。

色 用途
赤 GTDのIN-BOXとして使います。思いついたアイディアをメモして入れたり、気になる雑誌の切抜きなどを入れます。
黄 アイディアを書き留めるための裏紙を入れておきます。たっぷり入れておくのがコツです。
青 そのときかかわっているプロジェクトの資料などを入れておきます。ふと時間が空いてブレストをするときなどに使います。

　このように3つのフォルダを使い分け、一日の終わりに赤のフォルダに入っているものをGTDのステップで処理していきます。そうすれば日々のアイディアをきちんと書きとめつつも、GTDのプロセスを円滑にまわしていくことができます。

　個人的にこの手法を気に入っているポイントは以下のとおりです。

  • 必要なのは3つのクリアフォルダだけなのでコストは数百円
  • ノートではなく裏紙を使うので「ちょっと環境に優しい自分」が好きになれる
  • ノートではなく裏紙なので好きな分量だけメモ用紙を入れておける（たくさん紙があるとたくさんアイディアが出てくるような気がします）
  • 赤、黄、青の原色を使っているのはバッグの中で視認性が高まるため

　クリアフォルダはどこでも手に入りますし、低コストで実践できるので、もしよろしければ試してみてください。

携帯と連動したサービス

　三色フォルダは個人的に便利に使っていますが、移動中にも使える、というわけではありません。そこで活躍するのが携帯電話です。メールの下書きでメモを取っている人も多いでしょうが、個人的によく使っているのはメールと連動したWeb上のサービスです。

　例えば、ToDo管理ツール、check*padでは好きなToDoリストごとに項目追加用のアドレスを発行しています。それを携帯電話に登録しておいて、なにか思いついたときにはそのアドレス宛にメールすれば自動的にリストに追加してくれます。

　これなら直接いつも使っているツールであるcheck*padに入るので、アイディアを紙やメールにメモして、それをいつも使うツール（check*pad）に転記して、という手間を省くことができます。

　また最近日本語化された高機能なToDo管理ツール、Remember the milk（7月10日の記事参照）でも同様の機能は実現されています。こちらはリスト毎に項目追加用のアドレスを発行してくれるのではなくて、受信箱（GTDのIN-BOXに相当します）用のアドレスだけを発行してくれます。こちらに項目を追加したあとに、適当なリストに振り分けるのがよいでしょう。

　以上、個人的に使っているアイディアを書き留めるツールをご紹介してきました。こうしたツールは自分のライフスタイルに合わせて個々人が工夫していくことが重要です。今回ご紹介したツールがそのための参考になれば幸いです。

今ならできるGTD

デビッド・アレン氏来日

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