送信したPDFを相手がきちんと開いたかどうかを確認するには：ビジネスの悩みを解決するPDFドリル

Adobe Acrobatの共有レビュー機能を利用すれば、送ったPDFファイルを相手が開いたのかどうかが確認できる。単にダウンロードしたかどうかを確認するだけであれば、オンラインストレージサービスの受信確認機能を使う方法もある。

[kizuki，Business Media 誠]

　PDFファイルの内容を確認してもらうために相手に送った際、きちんと受け取ってもらえたのか、またファイルをダウンロードして開いてもらったのか、分からずにイライラすることがある。定められた締め切り日に返却してもらうべく、スケジュールに沿って確認を依頼しているような場合はなおさらだ。

共有レビュー機能を利用するためには、まず相手に送りたいPDFをAdobe Acrobat XIで開き「共有レビュー用に送信」を選択

「内部サーバで注釈を自動的に収集」を選択

　こうした場合は、Adobe Acrobatの共有レビュー機能を利用すると便利だ。共有レビュー機能を使ってPDFファイルを送信すれば、ダウンロードするために相手がログインしたかどうかを確認できる。直接の返事がなくても、相手の対応状況を追跡できるというわけだ。

　具体的な挙動は、相手がサーバにアクセスしてPDFファイルをダウンロードして開くと、レビュー担当者欄に名前が表示されるようになる。さらに注釈がアップロードされると記入された注釈の個数が表示されるので、相手がPDFファイルを確認して対応したことが分かる。これなら個々の担当者の対応状況をピンポイントで追跡できるというわけだ。利用に当たってはAdobe IDを持っている必要はあるので、初めて使う際はその旨を知らせておくとよい。

PDFファイルを置く共有ネットワークフォルダを指定する（ここではNASを指定）。アクセス権限は別途設定しておく（画像＝左）、配布形態は「Adobe Acrobatを使用して送信」、表示方法は「メッセージの添付ファイルとして」を選択（画像＝右）

共有ネットワークフォルダの名前を指定する。デフォルトのままで構わない（画像＝左）、メール送信の画面が表示されるので、相手のメールアドレスを入力する。タイトルやメッセージも必要に応じて変更できる（画像＝右）

　単に相手がダウンロードしたかどうかを確認するだけならば、Adobe Acrobatの共有レビュー機能ではなく、オンラインストレージサービスの通知機能を使うとよい。例えば「Box」であれば、ファイルのダウンロードリンクを受信者がクリックすると、送信者宛に通知メールが届く。ただしPDFをブラウザ上でプレビューした場合は通知されないので、PDFそのままではなく、ZIPで圧縮した状態で送信し、ダウンロードしてもらうようにするとよいだろう。

（画像＝左）、Toで送信した相手のタイプが「必須」、Ccで送信した相手のタイプが「オプション」と表示されている。この時点ではまだ相手がファイルを開いていないので、表示されているのはメールアドレスだけで、レビュー担当者名の欄は空白になっている（画像＝右）

（画像＝左）、さらに注釈がアップロードされると、注釈欄に注釈の個数（ここでは「2」）が入る（画像＝右）

相手が受け取ったかどうかを確認するだけなら、オンラインストレージサービスの通知機能を使う方法が手軽。これは「Box」のダウンロード完了メール

　その他、アドビのファイル送信サービス「Adobe SendNow」にも通知機能が付いている。相手がダウンロードすると通知を受け取れる仕組みだ。

連載「ビジネスの悩みを解決するPDFドリル」とは

　ビジネスの各シーンで利用するPDFファイル。このドリルを練習して、PDFを上手に活用できれば業務効率が向上し、コストの削減ができるはず！　さらに、ビジネスのいろいろな問題も解決できるかもしれませんよ。