PCUPdate特別企画：年末大掃除計画発動!!：その3 名刺をデータ化して管理しよう（2/2 ページ）

[柳谷智宣（アバンギャルド），ITmedia]

年賀状の送付リストも手軽に作成できる

　今まで名刺を見ながら作成していた年賀状の送り先リストも、スキャナde!!名刺整理を使って作成できる。書き出し機能ならば、年賀状を作成するソフトを選ぶだけで、対応した住所録データとして出力できるわけだ。「筆まめ」や「筆王」などの年賀状ソフトのほか、ケータイソフトや地図ソフト、PIMソフトなどの形式に対応している。

ツールバーの「書出」アイコンをクリックすると「名刺帳からの書き出し設定」画面が開く

　このほか、名刺の相手にメールを出したり、会社のWebサイトを参照するといった作業も、ワンクリックでできる。名刺を選択して、ツールバーの「ホームページ」をクリックすればブラウザが開き、ホームページが表示されるのだ。

　また「メール」をクリックすれば、宛先にアドレスが入力済みのメール作成画面が開く。複数の名刺を選択して「メール」ボタンを押せば、同報メールとなる。

会社のWebサイトも一発で表示可能

地図検索機能で目的地を簡単検索

　スキャナde!!名刺整理には地図検索ソフトなどと連動する機能が用意されている。「地図検索」機能を使えば、地図検索ソフトやWebサービスを利用して、住所周辺の地図を表示できる。

　対応ソフトは「MapFan.net」（インクリメントP）や「its-mo Navi」（ゼンリンデータコム）、「ゼンリン電子地図帳Zシリーズ」（ゼンリン）、「Super Mapple Digital」（昭文社）の4製品。これらのソフトを持っていない場合は、「MapFan Web」（インクリメントP）や「its-mo Guide」（ゼンリンデータコム）などのウェブサービスを利用しよう。

　このほか、「乗換案内」（ジョルダン）や「駅すぱあと」（ヴァル研究所）などの路線検索ソフトがインストールされているなら、自動的に自宅からの路線情報をチェックできる。複数の名刺を選択していれば、それぞれの最寄り駅を経由する検索が可能で、効率的なルートを調べるのにもうってつけだ。

ツールバーの「地図検索」ボタンを押して検索しよう。利用するサービスは、隣の▼をクリックすると選択できる

いつ、どこで、どんな要件で会ったのか一目瞭然

　名刺をただ整理するだけでは、ファイリング作業と何ら変わりがない。PCで管理するからには、名刺の相手と会った日付や要件まできっちり管理しておきたい。

　スキャナde!!名刺整理に用意されている「受け取り情報」機能ならば、面会した場所や用件などを登録して管理できる。第一印象などは「メモ」として記録しておくことも可能だ。名刺の裏に書き込んでおいた情報があるなら、ここに入力しておくべし。

「名刺の確認」画面の「受け取り情報」タブ

　是非ビジネスで活用してほしいのが、電話やメールなどのやりとりを記録できる「コンタクト履歴」機能だ。日時や要件、場所などを記録しておけば、連絡ミスがなくなるし、その時の内容を詳しく記録しておけるだろう。

　履歴にはファイルを添付しておくことも可能。提出した見積書や撮影した写真などを添付しておけば、いつでも情報にアクセスできるのだ。

　このほか「コンタクト履歴」をきちんと記録していれば、「昨年の12月にお会いしましたね」とか「先月の10日にFAXでお送りした見積書ですが……」といった会話もすらすら出てくる。必ずや仕事に役立つことだろう。

「名刺の確認」画面の「コンタクト履歴」タブ

すっきりとした新年を迎えるために

　これで、机の上に溜まっていた名刺の山もすっきり整理できた。PCで管理するからこそ、名刺を紛失する心配もなく、目当ての情報も瞬時に検索できるようになったわけだ。今後は受け取るたびに読み込めばいいし、数枚程度ならあっという間に処理できるだろう。コンタクト履歴を利用してコミュニケーションを記録しておくのも、自分だけのデータベースを作っているようで、はまる楽しみがある。

　PCの外側の掃除、Windowsの掃除、名刺の整理も終わったところで今年の大掃除も終わり。来年はどんな年になるのかなーと考えながら、コタツに入ってドラクエのレベル上げでも始めるとしますか……。