SharePoint Server 2007によるECM構築――画面で分かるドキュメント作成：【集中企画】エンタープライズコンテンツ管理・実践編（3/3 ページ）

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チェックインとチェックアウト

　保存が終了すると、以下のように『このドキュメントを他のユーザーが表示できるようにするには、ドキュメントをチェックインする必要があります。ドキュメントを編集するにはサーバからチェックアウトする必要があるため、このドキュメントは自動的にチェックアウトされました』というメッセージが表示される。

　このメッセージにあるチェックイン／チェックアウトというのは、編集中の文書を他のユーザーによって不用意に書き換えられないために用意されているSharePoint Server 2007 の機能である。Word やExcel のようなOffice アプリケーションからSharePoint Server 2007 のドキュメントライブラリに文書を保存すると、自動的にチェックアウトされる。

　そしてWord を閉じようとすると、右上のように『チェックインするまでは、変更内容は他のユーザーには見えません。今すぐチェックインしますか？』とメッセージが表示される。ここで「はい」をクリックすると、さらに「チェックイン」ダイアログボックスが開く。チェックインでは、保存する文書について、バージョンを決定する。バージョンは、0.1 単位のマイナーバージョンを下書き、1.0 単位のメジャーバージョンを発行（部署内に公開）として数字を振ることになる。

　つまり、チェックイン／チェックアウトという言葉やその意味をよく知らないユーザーでも、ユーザー自身に負担をかけることなく、チェックイン／チェックアウトを行うことができるわけだ。

　SharePoint の「内部監査報告書ライブラリ」に戻ると、保存した文書が追加されている。この文書はマイナーバージョンの「下書き」の状態なので、作成者、および管理権限を持つユーザーのページにのみ表示される。

次回は、作成した文書に「承認ワークフロー」を設定する方法を図解する。