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» 2017年08月21日 10時00分 公開

編集長が突然「明日から地方で働きます」――社内に残されたメンバーの運命は!?

[PR/ITmedia]
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 「というわけで、明日から会社に来ないので、みなさんよろしく」――ITmedia NEWS編集部に衝撃が走った。編集長がある日突然、会社の外で働く「リモートワーク宣言」をしたのだ。

 「この忙しい時期に何を始める気なんだ……」と言いたい気持ちを押しとどめ、「今話題になってる“働き方を改革するやつ”ですね! いってらっしゃい!」と、編集長を見送る編集部一行。

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 しかし、冷静に考えれば記事の校正や企画書のレビュー、重要な会議など、編集長がいないと進みにくい仕事がたくさんある。

 果たして会社の重要人物が出社もせずに業務が成り立つのか。「社内に残された私たちは一体どうなっちゃうのー!?」……編集部の運命はいかに。

「テレビ会議システムを使え、ということですか」

 といっても単に外へ遊びに行くわけではない。編集長はあくまでリモートワーク宣言をしたわけで、「普段の業務をやり続ける」と言っていた。それを裏付けるためか、編集部にはブイキューブが提供する据え置きのテレビ会議システム「V-CUBE Box」が突如として導入された。

photo いつのまにか編集部にやってきた「V-CUBE Box」

 これを活用すれば、リモートワークをしている人とも「隣にいるのと遜色ないクオリティー」でやりとりができるらしい。

 「テレビ会議、ねぇ……」

 そんな話を聞き、社内に残ったメンバーはため息をつく。映像と音声による会議システムを使ったからといって、顔を合わせて行う会議と同様の会議ができるとは到底思えなかったからだ。

「ここがイマイチだよ!」遠隔会議あるある

 「遠隔会議はうまくいかない」──そんなイメージをメンバーが持っているのはなぜか。実はこれまでも映像や音声を介した遠隔会議をやってみたことがある。しかし、PCに内蔵されたマイクやスピーカー、カメラでは、内容がうまく伝わらない“もどかしさ”があった。例えば……。

case1:相手の声が聞き取れない

 社員A「〜〜で、シマウマはウマ科の一種なのです」

 社員B「え?」

 社員A「シマウマはウマ科の一種なのです」

 社員B「聞こえないので、もう一度お願いします」

 社員A「シマウマはウマです」

 社員B「あ、なるほどですね(今度会ったときに聞こう……)」

 社員C「(Aさん、伝えるの諦めたな……)」

 他にも、心理的に「声を相手に届けるだけで精いっぱいだから、しゃべる内容は最低限に留めよう」という気持ちになり、意見が出にくい状況が生まれていることも。

 つまり、従来の遠隔会議は、顔を合わせて行う会議と同じパフォーマンスが出ないと思い込んでいたのだ。


case2:“遠隔会議ツール”どれ使うの問題

 〜午前11時、会議スタート〜

10:50

 社員C「あーすみません、腰が痛いので11時からの会議はリモート参加でいいですか」

 社員D「了解です」

11:00

 社員DCさん、会議始まるので○○○メッセンジャーで通話かけますね」

 社員C「あー、私それ使ってないので△△△メッセンジャーでお願いします」

 社員D「あ、はい。ID教えてもらっていいですか」

 社員C「○○○○です」

 社員D「今、申請送りました」

11:05

 社員C「申請、来ないですねー」

11:07

 社員C「あ、来ました」

11:08

 社員D「聞こえますか?」

 社員C「聞こえます」

11:09

 社員D「では会議を始めます」

 社員A「(やっと始まったな)」


 〜別の日〜

10:58

 社員B「今日は私がリモート参加で……。あ、○○○メッセンジャーでお願いします」

 社員C「△メッセンジャー使ってないので○○○メッセンジャーで……あ、これを機に△メッセンジャー入れます。ちょっと待ってくださいね」

11:06

 社員C「聞こえますか?」

 社員B「……」

 社員C「聞こえてないな」

 社員A「(会議とは……)」

 上の例はちょっと大げさだが、これとほぼ同様のことが実際にあった。遠隔会議を行う環境を事前にしっかり整えておかないと「会議がいつまでたっても始まらない」なんてこともある。失われた時間は帰ってこない。

テレビ会議、試してみたら「すげー、普通に会議できる」

 編集長が去り際に残した「テレビ会議か……ちゃんと使えるかな……(小声)」という言葉に一抹の不安を感じながらも、社内に残ったメンバーで編集長を呼び出してみることにした。どうやら同じくV-CUBEのシステムが導入された、岐阜県にあるシェアオフィス&コワーキングスペースで仕事をしているらしい。

 編集部に鎮座しているV-CUBE Boxは、あらかじめ最適なディスプレイとWebカメラ、エコーキャンセラー付きの会議用マイクスピーカー、省スペース型の本体を組み合わせたシステムでテレビ会議が行えるというわけだ。

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 V-CUBE Boxの電源ボタンを押すと即座にテレビ会議が立ち上がる。専用リモコンで操作するため、必ずしも本体をテーブルの近くに置く必要はない。

 テレビ会議をしたい相手とはさまざまな方法を使って接続できるが、今回は「会議室A」で待ち合わせることにした。仮想的な会議室が複数用意されており、話したい相手と同じ部屋に入れば、すぐにテレビ会議が始まる。

photo V-CUBE Boxを起動すると表示されるメイン画面
photo テレビ会議を行いたいメンバーと同じ会議室に入る

 早速、V-CUBE Boxを使って編集部内の会議をやってみた。Webカメラを通した映像は鮮明で、編集長の表情が確かに確認できた。何よりメンバーが驚いたのは、相手の声がしっかりと聞こえ、自分の声が確実に相手へ届くところだ。声をマイクに向かって張り上げたり、頻繁に音量を調整したりすることも少ない。

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 編集長「お、カタフチ記者、髪切った?」

 カタフチ記者「いつも通りの編集長だ!」

 「テレビ会議だから」「遠隔地との会議だから」といったことを意識せず、普段の会議と同じように進行していく。遠隔会議でいかに「」が重要であるか、そしていつもと変わらず自然に話しかけられる、というだけでテレビ会議の効率が一変するということを、互いに痛感するのであった。

 編集部では常にV-CUBE Boxをオンにしておき、編集長がいる部屋と常時接続状態にしていた。用事があるときはマイクのミュートを解除して「編集長!」と呼びかける使い方だ。遠隔地であっても、まさに隣にいるような感覚で仕事ができる。

 会社の偉い人「これ、編集長の顔が常に見られて面白いね」

 ムラカミ記者「ははは……」

資料の共有もラクラク

 遠隔会議といえば、資料共有のしやすさも重要なポイント。今回はメンバーそれぞれのPCにもV-CUBE ミーティングをインストールした。これを使えば自身のPCからでも遠隔会議に参加できるほか、画面共有機能を使って資料を相手に向かって映し出すこともできる。Excelファイルなどの細かい文字も潰れることなくしっかりと確認してもらえたようだ。

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 編集長「数字、行ってないよ」

 ヤマグチ記者「はい(いつも通りの編集長だ……)」

大人数の会議でも威力を発揮

 数人規模の会議では、V-CUBE BoxとV-CUBE ミーティングの組み合わせが問題なく使えることを実感したメンバーたち。しかし、問題は他編集部と合同で行われる全体会議だった。少し大きめの会議室、10人を超える人数で行われるため「本当に普段の会議と同じ感覚で行えるのか」という点は気になるところ。

 もしうまくいかなかったら、「やっぱり使えないじゃないか! リモートワークは中止! 帰るー!」(編集長)なんてことにもなりかねない。日々、最新ニュースを追う編集部にとって時代の流れに逆行するのはマズイ……。

 編集部に設置されたV-CUBE Boxを移動させるのは難しかったので、接続されていた会議用マイクスピーカーを外して持ち込んだノートPCにUSB接続してみた。インストールしていたV-CUBE ミーティングは問題なくデバイスを認識し、遠隔会議がスタートした。

photo こんな環境でも、問題なく会話できていたのは正直驚いた

 結論から言えば「快適に使える」の一言。写真のような環境の会議室でも、前に立つ話者の声がしっかりと編集長側に聞こえ、スピーカーの音量を上げることで会話も成立していた。

遠隔会議のクオリティー、諦めてない?

 「リモートワークって本当にうまくいくの?」──新しい働き方に懐疑的だった編集長も、環境をしっかり整えることで「場所を問わずに普段通りの仕事ができる」ことを肌で感じられたようだ。会社に残ったメンバーも、なんらいつもと変わりなく編集長とコミュニケーションができていた。

 働き方改革の推進が求められる今、似たような悩みを抱えているあなたもブイキューブが提供する設置型のテレビ会議システム「V-CUBE Box」と、クラウド型Web会議システム「V-CUBE ミーティング」を使って「どこにいても、隣で仕事をしているような環境」を体験してみてはいかがだろうか。

 あれ、そういえば編集長、お土産をまだもらっていないのですがー!

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アイティメディア営業企画/制作:ITmedia NEWS編集部/掲載内容有効期限:2017年9月20日