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» 2015年02月19日 10時00分 UPDATE

至高のITマリアージュ:スキャナいらず!iPhone×Evernoteで「年賀状の電子化」がはかどる! (1/2)

そういえば、年賀状の処理ってどうしてますか?(らいら)

[らいら,ITmedia]

 肌寒い日々が続いているが、あと1カ月半もすれば新年度が始まる。新生活に向け、来月には引っ越しをするという人もいるだろう。そんなとき、書類など電子化できるものは電子化して、荷物はできるだけ減らしたいものだ。

og_itmar_0000.jpg iPhoneで年賀状を整理してみる

 今回は先月受け取った人も多いであろう「年賀状」に目をつけた。近年はSNSやメッセージアプリの普及で年々発行枚数が減少しているが、2015年用年賀はがきの総発行枚数は約34.2億枚にも及ぶ。積極的に送ることはなくなっても、友人や親戚の近況報告で年賀状を受け取る人はいまだに多いはずだ。

 ただ、年賀状は受け取ったあとの処理に毎年悩まされる。引き出しの奥に入れっぱなしだったり、お年玉当選番号の確認を忘れたりすることも。せっかくいただいたものなので、できればいつでも振り返られるように管理しておきたい。

手っ取り早く電子化するならドキュメントスキャナだが……

 そこで今回は、年賀状を手軽かつ効率的に電子化できる方法を考えてみる。前提として2つの条件を課す。

1、スキャナは使わない

2、無料のサービスだけを使う

 まず、専用スキャナやインクジェット複合機のスキャン機能は使わない。というよりも、この条件を認めてしまうと、「ScanSnap」で両面を自動スキャン→Evernote共有、という最適解がすでにあるからだ。100枚以上の年賀状を本格的に管理するなら、ScanSnapなどのドキュメントスキャナを強くおすすめしたい。

og_itmar_001.jpg PFUの「ScanSnap Evernote Edition」なら、スキャンからEvernoteへの保存までシームレスに連携できる

 ただ、誰もがドキュメントスキャナを持っているわけでも、数百枚の年賀状を電子化して管理する必要があるわけでもないだろう。個人的にもらった年賀状を、できるだけ手軽に、ちょっと整理しておきたい、そんな人も多いはず。それならすべて無料でできるほうが好ましい。したがって、ここではオプションとして有料機能を紹介することはあっても、基本的にはお金をかけない方法を探っていく。

Evernoteの「Scannable」を試した結果……これは使える(確信

 そこで複数の方法を試した結果、両方の条件にマッチするベストな答えは、1月にリリースされたEvernote製のiOSモバイル用スキャンアプリ「Scannable」と、Evernoteを連携させる方法だと分かった。これらを組み合わせることで、他のスキャンアプリよりも所要時間と作業行程をかなり省くことができるのだ。

og_itmar_002.jpg Scannableは名刺をLinkedInプロフィールに変換するなど機能も多彩

 Scannableの最大の特徴は、読み取りスピードの速さと正確性に加え、自動撮影機能によってシャッターを押さずともスキャンできる点。従来のスキャンアプリに比べてタップ数が少なく、サクサクとテンポよく処理ができて気持ちがいい。

 年賀状を管理するにあたり、下準備としてEvernoteに「年賀状2015」など年賀状用のノートブックを作成しておく。また、アプリの設定画面からファイル形式を「JPG」に設定する。

og_itmar_003.jpg アプリを起動し、画面左上の設定ボタンをタップ。「ファイル形式」を「自動」から「JPG」に変更しておく

 次に同じ設定画面から「Evernote」を開いて自分のアカウントにサインインし、「ノートブック」に先ほど作った年賀状用のノートブックを指定。さらに「共有中」項目の「常にEvernoteに保存」をオンにすれば下準備は完了だ。

og_itmar_004.jpg これらの設定をしておくと、スキャンから保存まで効率的に済ませることができる

 年賀状の裏面をカメラに向けると、用紙に合わせて範囲が青くカラーリングされ、1〜2秒でカシャッとシャッターが切れる。Evernoteアプリのドキュメントカメラと同じく、斜めから撮影したり影がかかっても自動補正されるのは便利。

og_itmar_005.jpg 背景が白かったりゴチャついていると補正精度がやや落ちる印象。できればテーブルなどに置くか、指が邪魔にならないよう手で持って撮影しよう

 そのまま宛名面もスキャンしたら、右下のチェックボタンをタップ。タイトルを差出人名に変更後、保存ボタンをタップすれば、あらかじめ指定しておいたEvernoteのノートブックに自動保存される。

og_itmar_006.jpg 一般的なスキャンアプリでは保存先を毎回選ぶ必要があるが、ScannableではEvernoteに限り自動保存できる

 もちろんScannableでは、DropboxやiCloud Drive、Google Driveなど他社のクラウドストレージにも保存が可能。しかし「常にEvernoteに保存」の設定をオンにしておくことで、毎回保存先を指定する手間を減らせるので作業がはかどる。

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