プレゼン時に、PowerPointだけでなく動画や音声、画像などの複数ファイルを織り交ぜてプレゼンする人が増えてきた。こうした時、順番を間違えないようにすることが重要だ。
プレゼンテーションを行う時に、PowerPointだけでなく動画ファイルや音声ファイル、画像ファイルなどを織り交ぜてプレゼンする人が増えてきた。複数のファイルを扱う場合、気をつけたいのはその順番だ。
もちろんPowerPointのスライド一枚一枚に利用する動画ファイルなどをひも付けておけばいいのだが、ひも付けに失敗したりすることもあるので、元の動画をプレゼン中に手元に置いておき、直接再生したい場合もあるだろう。
そんな時に便利なのが複数のファイルを1つのPDFファイルにまとめる機能だ。フリーソフトでもPDFファイルをまとめられるが、ここでは見せる順番を確認しながらまとめられ、より効率的に作業できる「Adobe Acrobat XI」の機能を紹介したい。
まず画面上部の「作成」をクリック。「ファイルを単一のPDFに結合」を選択するとファイルを結合するためのウインドウが立ち上がる。まずは、このウインドウにプレゼンで利用するファイルをドラッグ&ドロップしよう。次いで、各ファイルの順番を整えればOKだ。
なお、複数ページのPowerPointファイルやWordファイルなどはページごとに並び替えることも可能。例えば10ページのPDFファイルと2ページのPowerPointファイルがあるとすると、最初のPDFファイルを5ページごとに2つに分けて、間に2ページのPowerPointファイルを挿入する――ということも簡単にできるわけだ。
先日紹介した「プレゼン直前のPDFを今すぐ修正したい場合は」と併せて活用すると、あなたのプレゼン準備もグッと効率的になるはず。ぜひ試してみてほしい。
ビジネスの各シーンで利用するPDFファイル。このドリルを練習して、PDFを上手に活用できれば業務効率が向上し、コストの削減ができるはず! さらに、ビジネスのいろいろな問題も解決できるかもしれませんよ。
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