40テラで始める「もう整理なんかしない!」という超データ整理術富豪ストレージのススメ(3/4 ページ)

» 2017年01月06日 00時00分 公開
[瓜生聖ITmedia]

Universal Searchでドキュメントを整理せずに活用する

 各種メディアファイルはそれぞれのメディアに適したプレーヤーを利用することで、一覧性よく管理・再生できる。では各種ドキュメントの場合はどうだろうか。

 ドキュメントの集約で重要なことは、目的のドキュメントをいかに見つけやすくするか、ということだ。インターネットにある情報ならばすぐに見つけられるのに、自分のPCの中の情報はなかなか見つけられないーーそんな逆転現象に悩まされている人も多いのではないだろうか。そんな問題もDiskStationが解決してくれる。

 まずはPC上のドキュメントをDiskStationに集約しよう。もっとも、PC上のドキュメントをすべて移動させる必要はなく、PCと同じファイルがDiskStationにあればよい。手っ取り早い方法はバックアップを取ることだ。ここではCloud Station Backupを使って一気にバックアップを取ってしまおう。

 Cloud Station BackupはWindows/Mac/Ubuntu/Fedoraで動作するSynology純正のバックアップツール。初回のバックアップ後はファイルの追加・更新に伴って増分アップデートを行うため、常にPCとDiskStation間で同期を取ることができる。

Cloud Station BackupはSynologyのダウンロードセンターからダウンロードする。利用にはSynology DiskStationが必要

バックアップ先のDiskStationを指定する。虫眼鏡アイコンをクリックするとネットワークから自動検出する

SSLを有効にするとSSL証明書が信用できないといった警告が出る。これは自著の証明書であるためなので、「とにかく処理する」をクリック

バックアップ対象のディレクトリを選択

バックアップ規則をクリックするとバックアップの対象としないファイル名および拡張子を設定できる。通常はデフォルトのままで問題ない

 各種ドキュメントファイルをDiskStation上にコピーしたら、Universal Searchを設定しよう。Universal SearchはDiskStation上で動作する検索ツール。あらかじめ指定フォルダ以下のファイルのインデックスを作成することで、高速な全文検索を可能にしている。各種ドキュメントがバックアップされたフォルダのインデックスを作成するよう設定しておけば、簡単にファイルが検索できる、というわけだ。

 自炊した本なども検索可能なPDFファイルにしておくと横断的に検索することができる。例えば、非常に巻数の多いシリーズ本や雑誌の場合、どの巻で出てきた言葉なのか調べるのは簡単ではない。有名な台詞であれば「何をするだァーッ 巻」のようにインターネットを検索すればすぐに見つかるだろう。だが、「ええと、漫画家志望の男がKindleで出版したけど、BL好きの同棲相手しか買ってくれなかった話って、どれだっけ? 最後に『カレーだよ』という台詞が出てくる……」というような、ありふれた単語しか思い出せないときでもUniversal Searchなら見つけることが可能だ。

Universal Searchは非常に強力な検索機能。PowerPointなどOffice文書も検索可能

事前にフォルダ内のファイルに対してインデックスを作成しておく

ドキュメントスキャナの定番ScanSnapの標準アプリケーション「ScanSnap Organizer」には空き時間を利用してOCRを実行し、本来画像であるPDFファイルに検索用文字列を埋め込む機能がある。Universal Searchと組み合わせれば強力な情報データベースとなる

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