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» 2012年10月26日 08時00分 UPDATE

ビジネスの悩みを解決するPDFドリル:プレゼンで複数ファイルの見せる順番を間違えないようにするには

プレゼン時に、PowerPointだけでなく動画や音声、画像などの複数ファイルを織り交ぜてプレゼンする人が増えてきた。こうした時、順番を間違えないようにすることが重要だ。

[ビジネスの悩みを解決するPDFドリル制作班,Business Media 誠]

 プレゼンテーションを行う時に、PowerPointだけでなく動画ファイルや音声ファイル、画像ファイルなどを織り交ぜてプレゼンする人が増えてきた。複数のファイルを扱う場合、気をつけたいのはその順番だ。

 もちろんPowerPointのスライド一枚一枚に利用する動画ファイルなどをひも付けておけばいいのだが、ひも付けに失敗したりすることもあるので、元の動画をプレゼン中に手元に置いておき、直接再生したい場合もあるだろう。

 そんな時に便利なのが複数のファイルを1つのPDFファイルにまとめる機能だ。フリーソフトでもPDFファイルをまとめられるが、ここでは見せる順番を確認しながらまとめられ、より効率的に作業できる「Adobe Acrobat XI」の機能を紹介したい。


st_pt01.jpg 画面上部の「作成」をクリック。「ファイルを単一のPDFに結合」を選択する

 まず画面上部の「作成」をクリック。「ファイルを単一のPDFに結合」を選択するとファイルを結合するためのウインドウが立ち上がる。まずは、このウインドウにプレゼンで利用するファイルをドラッグ&ドロップしよう。次いで、各ファイルの順番を整えればOKだ。

st_pt02.jpg ファイルを結合するためのウインドウ

 なお、複数ページのPowerPointファイルやWordファイルなどはページごとに並び替えることも可能。例えば10ページのPDFファイルと2ページのPowerPointファイルがあるとすると、最初のPDFファイルを5ページごとに2つに分けて、間に2ページのPowerPointファイルを挿入する――ということも簡単にできるわけだ。


st_pt03.jpgst_pt04.jpg ドラッグ&ドロップするだけでどんどん追加できる。ファイル群をドラッグすれば、好きな場所に並べ替えも可能だ

st_pt05.jpgst_pt06.jpg 複数ページのファイルはページごとに並び替えも可能。一度ページを外した場合は、Undo(やり直し)以外、元に戻せないので注意しよう

 先日紹介した「プレゼン直前のPDFを今すぐ修正したい場合は」と併せて活用すると、あなたのプレゼン準備もグッと効率的になるはず。ぜひ試してみてほしい。

shk_pdf.jpg

連載「ビジネスの悩みを解決するPDFドリル」とは

 ビジネスの各シーンで利用するPDFファイル。このドリルを練習して、PDFを上手に活用できれば業務効率が向上し、コストの削減ができるはず! さらに、ビジネスのいろいろな問題も解決できるかもしれませんよ。


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