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モバイルdeワークスタイル変革：「MetaMoJi Share」を導入して“会議の成果”が上がった理由 (1/2)

「MetaMoJi Note」をグループで使えるようにした「MetaMoJi Share」を導入する企業が増えている。MetaMoJi Shareのどんなところが評価されているのか。全社員で利用している日本鉄道電気設計の今野信三社長に聞いた。

[房野麻子，ITmedia]

　スマートフォンやタブレット向けのデジタルノート「7notes」や手書き入力IME「mazec」でよく知られるMetaMoji（メタモジ）。同社は人気の手書きノートアプリ「MetaMoJi Note」も提供しているが、それをグループで使えるようにした「MetaMoJi Share」の法人向けアプリ「MetaMoJi Share for Business」を導入する企業が増えている。導入企業は2016年度で2000社以上。2017年度も右肩上がりで成長しており、3000社に手が届きそうなペースで増えているという。

　なぜMetaMoJi Shareが評価され、多くの企業に導入されているのか。実際にこのサービスを導入し、全社員で利用している日本鉄道電気設計の今野信三社長に、MetaMoJi Shareを導入した背景や、利用方法、導入の効果などを聞いた。

「MetaMoJi Share for Business」の主な特徴

【更新：2018年1月29日19時50分初出時に使用していた「主な特徴」の画像は、法人向けと個人向けが混在していたため、法人向けのみの画像に変更しました。】

会議中にメモを取らない人に不満を覚えていた

　日本鉄道電気設計は、鉄道の電気設備を開発している会社だ。電車には、車両にパンタグラフを通して電気を供給するトロリ線、つまり架線がある。また、駅の照明などのために、沿線にもケーブルが張り巡らされ、エネルギーや情報を送っている。線路には信号機もある。信号機を動かす装置は私たち利用者が目にすることはないが、かなり大掛かりなものだという。日本鉄道電気設計は、こういった装置や、エネルギーを送る変電所や発電所、送電線などの設備を設計しており、鉄道の電気設計専門の会社で最大規模の売り上げを誇る。

日本鉄道電気設計は鉄道の電気設備を開発している

　ちなみに業界では、架線のことを「電車線路」、信号の装置は「信号線路」、通信の電波や情報を送る電話線を「通信線路」などと呼ぶそうだ。線路なので、情報やエネルギーを送る経路は長く、設計図も横に長い。

　会社設立は2003年で、創業15年目。クライアントは主にJR東日本だが、「地方創生」の流れで新たに路面電車を導入する自治体の仕事を受けることもあるという。社員は約300人。東京の他に、仙台、新潟、高崎などにも事業所がある。

日本鉄道電気設計の今野信三社長

　MetaMoJi Share導入以前、会議は紙資料を配り、発表者が読み上げながら、各自がメモを取って議論する一般的なスタイルだった。地方の事業所との打ち合わせにはテレビ会議を使う。しかし今野氏は「もうちょっとスマートにやりたい」と思い始める。特に不満に思っていたのは、会議の参加者が資料を見て話は聞くものの、メモや記録を取らないことだった。「議論はしたけれど記録が残らない。記録も記憶も残らないのでは、何のための会議かと」（今野氏）

　模索していくうちに、テレビ会議はうまくできるようになったが、会議資料の扱いがどうしてもうまくいかなかった。資料が大量なので、メールでも配布が大変で、PowerPointにしてもPDFにしても、メモを簡単には書けない。

　「紙資料を配れば個別に見たりメモを書いたりしますが、発表者が説明しても上の空で、しっかり聞いていないこともあります。私自身、別のページを見ていることがあります。そのとき、紙の資料だと説明しているページにサッと戻れないんです」（今野氏）。紙資料だと、全員が同じテーマに集中できない。「大事なことはみんなで共通のテーマの中で議論したい」と考えた。

　そこで、それらを解決するツールを探し出すプロジェクトを始めた。今野氏が条件としたのは、どこにいても同じ資料が速やかに見られること、手書きメモが気持ちよく書けることの2つだ。「手書きメモを書けるものは他にもありますが、スムーズに書けるものは多くない。キーボード入力で資料に素早くメモするのも、会議中だと難しい」（今野氏）。気軽に、素早く、スマートデバイスに慣れていない人でも使えるものを探した。

　そうして、2017年1月にMetaMoJi Shareを導入する。2015年から全社員にiPadを貸与し、オンラインストレージサービスを活用した資料の共有とペーパーレス化は行っていたが、MetaMoJi Shareを利用するようになって「格段に便利になった」（今野氏）という。

社内の会議で実際に「MetaMoJi Share」を使っている様子

発表者の操作が他の全端末で同期される

　MetaMoJi Shareは、資料の共有や保存、複数で同時に書き込みできるホワイトボード機能、手書きメモ機能などを備えた会議アプリケーションだ。ページ切り替えや画面の拡大・縮小といった操作が全参加者の端末と同期し、リアルタイムに画面が共有される。発表者がページ内の位置を指し示せる「レーザーポインター」機能や、ページの追加や削除、グループ内の他の人には共有されない「プライベートメモ」、メモとリンクする録音機能、チャットなど、多彩な機能を備えている。また、これらの機能が非常に軽く、スムーズに使えることも特徴だ。

　今野社長が特に気に入っている機能は、操作をする権限のある「発表者」が操作をすると、その内容が他の全端末で同期されること。「発表者がページをめくると、全員のページがめくれるのは他にない機能。発表者の切り替えも簡単にできます」（今野氏）

発言者の操作内容が、他のメンバーの画面に同期される

　発表者が書類を操作すると、他の端末もサクサクと動き、タイムラグはほとんどない。レーザーポインター機能で注目してほしい場所をチェックすると、全員の端末にも同様に示され、書き込みも反映される。ちなみに、書き込みには汎用（はんよう）スタイラスが使えるが、性能がいいからと、今野社長はMetaMoJi純正のスタイラスを使用している。

　一方、プライベートモードにして発表者の操作を無視し、自分で書類を動かして自由に見ることも可能だ。同期するシェアモードに戻すと、発表者と同じ画面が即座に表示される。

　さらに、資料のファイルが複数ある際に発表者が資料を変えると、全員の画面がその資料に切り替わる機能もあり、自分で資料を探す手間もかからない。この機能は「MetaMoJi Share導入当初はなかった機能ですが、要望したら改善してくれた」（今野氏）ものだという。

録音や付せん機能もお気に入り

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