一太郎でマスターする、人を納得させる文書作成のテクニック（2/6 ページ）

[粕川満，ITmedia]

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「こうするとわかりやすい。あと、君の文章はちょっとまどろっこしいね。読み物ならそれでいいのかもしれないけれど、ビジネス文書では要点が簡潔でないと。そうじゃないとピントがぼやけてしまって、言いたいことが相手に伝わらなくなってしまうだろ？　それから、同じ話が2度も3度も出てくるのはいかんね。そりゃ、それぞれの人にインタビューしたのだから、重複している点はあるだろうが、そういうのは読み手にとっては退屈なだけなので、まとめるなりなんなりしないと。ほかにも接続詞の使い方なんかも気になる点ではある。さらに……」

　と、次々に問題点を指摘していく先輩。ケンタロウはメモを取るので精一杯だが、それらを列挙してみると以下のようになった。

• 冗長な文章では見通しが悪くなるので、なるべく簡潔にする
• やたらと接続詞を使ってつながない
• さまざまな項目をフラット（平板）に書かないで、項目の主従関係を明確（階層構造）にする
• 階層構造の深さがまちまちだったり、異常に深くなるような事態は避ける
• 導入部ではテーマの位置づけをはっきりさせるために俯瞰的に主題を述べる
• 結論を理論的に補強するために、客観的なデータ（市場シェアや売上高など）を載せる

「いきなりいろいろ言っても難しいかな。じゃあこうしよう。まずは、階層構造の見出しだけを考え、それから各部分をはめていこう。すぐにわからない項目は空けておいて、あとからデータを集めて書いてもよいだろう。中国の携帯電話のシェアや所持者数の伸び率、月間通話料なんかのデータはネットで集まるので、それを載せるといいよ。こんな階層になるかな」

　そういいながら、キーボードをパタパタと打つ。ケンタロウには見慣れないワープロだが、項目を入れて「大見出し」「中見出し」などを選んでいくと、すいすいと項目が階層化されていく。

読みやすさ、わかりやすさは文書の骨格で決まる

　文書を作成する際に、項目を階層化して体裁のよい文章を効率よく作成するための機能をアウトライン機能という。この機能を使うと、たとえば章立てとなっているような文書を作成する場合に文書全体を見渡しながら作業できるので、論理の破綻や内容の重複、項目間のバランスの崩れを防ぐことができる。伝わる文書を作成する上で、ぜひとも使いたい機能だ。

一太郎2006のアウトライン機能。マウス中心の簡単な操作で項目を階層化できる

　一太郎2006では、新たに導入された作業フェーズタブによって簡単かつ自然にアウトライン機能を利用できるようになった。また、既存の文書を編集する際にも、「アウトライン」タブで全体の構成を確認しながら手を入れることができるので、他人の作った文書を確認・修正する際にも威力を発揮する。

「なんだか便利そうなツールですね」

「これ？　ああ、君は違うワープロを使ってるんだったね。アウトライン機能自体はどのワープロにもあると思うけど、一太郎のアウトライン機能はけっこう使いやすいよ。アウトラインができたら、ほれ、こうする」

　そういって下のタブをクリックすると、先ほどの階層化した項目がそれぞれ見出しとして配置された画面に切り替わった。

文書作成プロセスに合わせた作業フェーズタブを新搭載

　一太郎2006では、文書作成プロセスを3つの作業フェーズに分類・整理した新ユーザーインタフェース「フェーズタブ」を新たに搭載した。作業フェーズに合わせてフェーズタブを切り替えることにより、文書作成作業をより効率的に行えるようになる。インストール直後のフェーズタブには「アウトライン」、「基本編集」、「提出確認」の3種類が表示されているが、このほかに「マルチビュー」というフェーズタブも選択できる。

画面の下部に新設された「アウトライン」、「基本編集」、「提出確認」の3種類の作業フェーズタブ

　「アウトライン」は、文書のおおまかな骨組みや流れを作成するときに使う。「基本編集」は、文章の入力や図形の描画・配置といった作業を画面上で確認しながら行うときのためのフェーズだ。「提出確認」は、できあがった文書を推敲したり、［丸秘］や［社外秘］などのスタンプを文書中に埋め込むような、いわば仕上げの作業を行う際に使用する。

　通常の文書作成の流れは「アウトライン」→「基本編集」→「提出確認」の順序で行われるので、フェーズタブもそれに従って選んでいくと作業がやりやすい。もちろんどの作業フェーズでも、文章の書き込み・修正は自由に行える。