一太郎でマスターする、人を納得させる文書作成のテクニック（3/6 ページ）

[粕川満，ITmedia]

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「あとは項目の下に本文を入力していけばいいだけ。簡単だし、こうやって作ると見通しがついて書きやすいだろ？　それにこうやって書いていけば、ここをこうするだけで見栄えのいいリポートに一発で変換できる。文書の見栄えも、伝わる文書作りには重要な要素なんだよ」

　そう言って先輩は、一太郎のオートブック機能を使ってリポートの体裁を整えた。

ワンクリックで見栄えのするレイアウトに

　文章を見やすくレイアウトするのはなかなか面倒な作業だが、一太郎の場合、アウトライン機能を使ってタイトルや見出し、本文などを階層化しておけば、オートブック機能を使うだけで自動的にレイアウトを整えてくれる。

　オートブック機能は、文書の内容を解析して段落スタイルを設定し、レイアウトを自動的に整える、というもの。あらかじめ多数のスタイルセットが登録されているので、ユーザーは「オートブック」ウィンドウでそれらを選ぶだけでよい。気に入らなければ他のスタイルセットに変更することができるし、適用したあとで細かい修正を加えることもできる。

「オートブック」ウィンドウに用意されたスタイルセットを選ぶだけでレイアウトを自動的に整形できる

　オートブックには目次を自動作成してくれる機能もある。これも、見出しレベルなどを自動的に拾ってページ番号をつけてくれる。

「おお！　これは便利ですね!!　先輩の秘密兵器はこれでしたか！」

「秘密兵器と言うほどじゃないと思うけど……。うちの会社はもともと一太郎を使ってる人が多かったんで、一太郎をライセンス版で購入してるんだ。使いたいのなら総務部に行って手続きをしてくれば？」

「へぇ、そうなんですか！　じゃあさっそく行ってきます！」

　その足で総務部に向かうケンタロウ。担当者に教えてもらいながらライセンス追加の手続きを行い、インストール用のCD-ROMを借りてきて、さっそくインストールしてみた。

　一太郎を起動し、先輩から指摘された点に注意しながらリポートの修正に取りかかる。わかりにくい表現や誤字・誤用をその場で指摘してくれるのにはちょっと感動。

「そうか、『中国の若者の携帯電話の所持率の推移』とか、『生の声が得れた』なんてのはダメなんだな……」

快適な文章作成は、かしこい日本語入力システムから

　一太郎2006では、文章作成の要（かなめ）となる日本語入力システムにATOK 2006を搭載している。

　ATOKの特長を一言で言うと、表現したい内容にもっとも適した文章を、正しく効率的に入力・変換できること。慣用句の誤用や敬語の使い方の誤り（二重敬語や謙譲語と尊敬語の混同など）、読みや仮名遣いの誤り、わかりにくい表現などを指摘・修正する「校正支援機能」や、入力した単語の類義語や関連語を表示する「連想変換機能」、最初の数文字を入力するだけでATOKが入力したい言葉を推測して表示する「推測変換機能」、各種電子辞典との連携機能などを搭載しており、頭に浮かんだ表現したい内容を、適切かつ効率的に文章に移し替えていくことができる。

ATOKは誤字や誤用だけでなく、わかりにくい表現なども指摘してくれる

　ビジネスの現場においても、ATOK 2006を使うことで、正しい日本語の文章が短時間で作成できるようになることは間違いないだろう。

　携帯電話の市場シェアや売上高の推移といったデータは、先輩が言っていたようにネットで見つかった。一太郎のナレッジウィンドウにはブラウザ機能もあって、そこから必要な部分を文書に取り込んでいく。

　キャラクター商品に関するさまざまなデータや市場分析については先輩諸氏がすでにリポートにまとめてくれているので、そこから丸ごと拝借した。一太郎はWordのファイルを読み込んで表やグラフをそのまま利用できるので、この作業も楽勝だ。食事に行く間もなかったので、金ちゃんヌードルを食べながら書き続け、なんとか終電までには先輩にリポートをメールで送ることができた。