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» 2012年02月03日 10時00分 UPDATE

3分LifeHacking:「要フォローの送信メールは別フォルダに保存」というメール管理ハック

必要なときに限って自分が相手に送信したメールが埋もれて見つからない……。特定のフォルダに自動的に仕分けするように設定することで、そうした自体を回避できます。

[Alan Henry(訳:松岡由希子),ライフハッカー[日本版]]
ライフハッカー[日本版]

 依頼メールや指示メールなど、相手から何らかの返信があるべきなのに音沙汰がない――。そんなときは面倒でもフォローが必要ですが、いざとなると、自分が相手に送信したメールが埋もれて見つからない……なんてことはありませんか?

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 GTD系ブログメディア「GTD Times」では、Microsoft Outlookユーザーに向けて「要フォロー」のメールを分類するための専用フォルダを作ることを勧めています。もちろんこの方法は、Gmailや他のメールクライアントでも活用できます。

 まずは、自分宛にCcもしくはBccしたメールを、特定のフォルダに自動的に仕分けるよう設定します。フォルダ名は「GTD Times」が提唱する「サポート待ち(Waiting for Support)」のほか、「返信待ち(Waiting for Response)」や「要フォロー(Follow Up Later)」でもいいでしょう。Gmailの場合は、フォルダ設定のキーワード欄に「deliveredto:自分のアドレス」と入力すると自分宛のメールをフィルタリングできます。

 フォルダを設定したら、相手からの返信が必要なメールには必ず自分のアドレスをBccに入れましょう。こうすれば、特定のフォルダにこのメールが保存され、フォローすべきメールが一目瞭然です。

 毎回、送信トレイからお目当てのメールを探す手間やストレスから解放されるなら、これくらいの工夫は大した労力ではないと思います。Gmailユーザーは、「Gmailに学ぶ――大量のメールに振り回されない基本テクニック」もご参考まで。

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