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» 2013年01月23日 10時00分 UPDATE

ScanSnap仕事便利帳:巻き物のように長いパンフもScanSnapの「長尺」モードで一発データ化

A4よりちょっと大きいサイズの書類を通常モードでスキャンすると、端が切れた状態で読み取られてしまうなどの難点がある。それはScanSnapの「長尺」モードを使うことで解決できる。

[山口真弘,Business Media 誠]

集中連載『ScanSnap仕事便利帳』について

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 本連載は2012年12月発売の『ScanSnap仕事便利帳―1台を使い尽くす180の活用法』(山口真弘著、ソフトバンク クリエイティブ刊)から一部抜粋しています。

 今、私たちの身のまわりには、ノートやメモ、チラシ、カタログなど、さまざまな「紙」があふれています。オフィスにいても、企画書や提案書、社内文書、名刺といった「紙」に囲まれて働く機会が多いことでしょう。

 これらは「紙」のまま置いておくことに意義がある場合もありますが、単に場所をとっているだけ、ということも少なくありません。そのため今、さまざまな書類をワンボタンでデジタルデータにできる「ドキュメントスキャナ」が熱い注目を集めています。

 その中でも高い人気を誇る製品が「ScanSnap」。本書では、このScanSnapを活用するコツやアイデアを180個を紹介しています。

shk_scansnap_top.png 「ScanSnap iX500」


shk_ss0201.jpg ScanSnapの「長尺」モードで読み取れる最大サイズは863ミリ。A4用紙約3枚を縦につなげたサイズに近い
shk_ss0202.jpg 「長尺」モードに切り替えるには、ScanSnap本体の「Scan」ボタンを長押しするだけ。ボタンのLEDが点滅すれば切り替え完了だ

 ScanSnapで読み取れる最大サイズはA4、さまざまな原稿サイズに対応する「キャリアシート」が使える機種でも、最大でA3までだと思っている人は多いのではないだろうか。

 これは「長尺」モードを使えば解決する。ScanSnap本体にある「Scan」ボタンの長押しで切り替わり、最大で863ミリまでの長い原稿も折りたたんだり分割することなく読み取れてしまうのだ。

 この機能を使えば、観音開きでA4サイズよりも横幅があるパンフレットや、横に長いプロジェクトの進行表、あるいは本のカバーをそのままの形で読み取れる。

 ビジネスからプライベートに至るまで、定形に見えて実はちょっとだけ大きいサイズの書類はよくあるもの。これらを通常のモードでスキャンしたら途中で詰まってしまった、端が切れた状態で読み取られてしまったという場合は、この「長尺」モードでの読み取りを試してみるとよいだろう。

『ScanSnap仕事便利帳―1台を使い尽くす180の活用法』の目次(一部)

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  • 情報整理
    • 捨てる? 捨てない? 迷ったら全部スキャンして紙は処分する
    • 資料の全文検索を可能にすれば思わぬ「発見」があるかも!?
    • 資料は「デジタル」で統一し探しやすく、全体を俯瞰しやすく ほか
  • 会議効率化
    • プレゼン資料のアイデアラフを資料の「下描き」として使う
    • プレゼン資料に書き込んだ小ネタやト書きは保管して次回の参考に
    • 社内LANにつなげない外出先には資料を手元の端末にコピーして持参 ほか
  • 人脈作り
    • 名刺はスキャンしてこそ価値UP! データ化した名刺はこう管理すべし
    • もらった名刺は当日中にスキャン! ファイル名で名刺交換日が分かる
    • 雑談で出てきた相手の趣味などは名刺画像とともに書き留めて保管 ほか
  • スキルアップ
    • 資格試験の問題集をデータ化し隙間時間を使ってマスター
    • 検定試験の問題用紙は復習のためにもスキャンして保存
    • 用語集や専門書をデータ化すれば紙のまま使うより検索性アップ ほか
  • まだある! 便利技
    • 「継続読み取り」オンで大量の原稿をひとつのPDFにする技
    • 硬めの紙もスッと通る! なるべく曲げずにスキャンする技
    • キャリアシート非対応の機種でA3の原稿をスキャンする技 ほか

著者紹介:山口真弘(やまぐち・まさひろ)

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 テクニカルライター。PC周辺機器メーカー2社、ユーザビリティコンサルタントを経てライターとして独立。PC周辺機器や電子書籍、電子辞書、Webサービスについてのハウツー記事をImpress Watch、ITmedia、CNET JapanなどのWebサイトに執筆。

著書に『「自炊」のすすめ 電子書籍「自炊」完全マニュアル』(インプレスジャパン)、『3分LifeHacking』(ソフトバンク クリエイティブ)などがある。


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