FAX機器は非効率で不経済？ だからこそ思うPC FAXの必要性とその効果：まいと〜く FAX 8 Pro（3/3 ページ）

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PCで使う、PC FAXならではの活用方法

　FAXで仕事を処理しているときに困ることの1つとして、外出先で受け取れないことがある。FAX機器は基本的に事務所や家庭に据え置く機器だからだ。

　その場合、「留守番FAX」という機能が便利だ。受信したFAXを、登録した電話番号に自動で転送してくれるもので、出先や自宅のFAX機に転送するのに活用できる。

　たとえば出先でFAXが使えるとしても、出先の他社・他人の電話番号を第三者である送信者に伝えることはいやがられるかもしれない。留守番FAX機能により、送信者に別の手間を取らせることもなく、回線を借りる出先にも迷惑はかかりにくいというメリットがある。

　また、インターネットには接続しているが、FAXを受信できる環境にいないという場合のため「メール転送」という機能もある。受信したFAXを画像データとしてメールに添付し、そのまま転送してくれるものだ。こちらは、携帯メールに受信通知のみ行うこともできる。

　もちろん転送する際も、ナンバーディスプレイ機能が大いに役立つ。受信したもの全部転送していてはメールボックスがパンクしたり、回線を貸してもらう出先に迷惑をかけてしまうかもしれないからである。重要な相手先のみを登録しておき、状況に応じて使い分ける使い方がスマートといえる。

電話番号やメールアドレスを登録しておき、出先の環境や場所などを考慮し、自由に転送先を変更できる

旧PCをFAXサーバにし、複数人数でPC FAXを共有できる

　個人事業ユーザーやSOHO環境では、複数のユーザーがそれぞれPCを持っていてもFAXは1台ということが多い。その環境を実現するのが「SOHOサーバ」機能となる。

　1台のPCに、まいと〜く FAX 8 Proを「SOHOサーバ」としてインストールし、LAN上の他PCには「SOHOクライアント」をインストールする。これで、最大10台までのクライアントPCで、まいと〜く FAXを、つまりPC FAX機能を共有できるようになる。

　ちなみにまいと〜く FAX 8 の対応OSはWindows98から（もちろんWindows XPまで）、CPUはモノクロFAXならPentium II/300MHz相当以上と、要求される動作環境のPCスペックはかなり低い。そのため、倉庫に眠っている古いPCを引っ張り出してきて、それをFAXサーバとして利用することも十分可能だ。

　なお自宅では1台でスタンドアロンとして利用し、オフィスに持っていたときはクライアントとして利用するユーザーのために、環境切り替えのためのウィザードも備えている。

サーバとして動作させるPCには、インストール時に選択しておく

サーバとして動作中

ビジネスの現場の意見がフィードバックされた機能も

　ビジネスでやりとりするFAXにおいて、誤送信は絶対に避けたいところだ。

　そのようなときは、この最新バージョンで搭載された「安全送信確認」が役に立つだろう。初めて送信する相手（つまりビジネスチャンスが生まれる可能性のある企業宛てなど）や、長い間送信していない相手に送る場合、確認ダイアログにより注意を促してくれる機能だ。警告を出す期間などは、業務に合わせて任意に指定できる

「安全送信確認」画面が表示されたら、送信先の情報を再チェック。忘れた頃・慣れた頃に起こりがちな、送信ミスをある程度防げる機能といえる

　またキャンペーン案内など、多人数へ同じ内容の文書を送信する機会も多いことと思われる。そのようなときには「DM 送信ツール」が便利だ。

　送信先にCSVファイルをインポートして設定できるのもうれしい。送信時間を指定することもできるので、通話料金の安い深夜に送るといった工夫も可能だ。

「DM 送信ツール」を使えば、ウィザード形式で、大量のFAX送信を簡単・確実に設定できる

FAXを頻繁にやりとりするSOHOや個人事業者なら導入効果は大きい

　以上のように、これまでのFAXが備える機能はほぼ網羅したうえで、FAXソフトならではの便利な機能を搭載しているまいと〜く FAX 8 Proは、FAXが重要な業務用機器の1つとなっている個人事業者やSOHOユーザーにとって大きなメリットを与えてくれる。

　それは、FAXのランニングコスト削減効果だけでなく、仕事を効率的に処理でき、情報管理も完璧にできることなどである。また、FAXを受信したことさえわからず相手先におずおずと確認する必要や、FAXそのものを紛失するといった事故からも解放される。さらにはぶ厚いマニュアルを読まないと機能を使いこなせない業務用の複合機器などと比べれば、格段に使いやすいインタフェースを備えているので、スタッフ全員がすぐ使いこなせる工夫があるのは見逃せないだろう。

　最後に導入コスト。同ソフト5ライセンスパックと専用モデムをあわせても4万5000円以下となっている。前述の通り、FAXサーバとして眠っている旧PCを活用できうることから、FAXの共有・送受信管理・同報送信・A3対応など高機能FAX導入やサーバ機能を備える機器導入と比較すると、ことさら個人事業者やSOHOユーザーにとってはメリットが大きいといえる。