簡単・連続・高速スキャン機能を利用してビジネスの効率化を図れ！──ScanSnap S500活用のススメ：第2回：活用法（2/4 ページ）

[小川夏樹，ITmedia]

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社内文書をPDFで管理

　先述した経費の精算にもつながるが、会社にはそれぞれ独自の書式の社内文書や帳票・伝票類があるはずだ。稟議書や出張申請書、経費精算書、人事に関する諸届など、どんな企業でも全社員が利用する文書が必ず存在している。

　そうした社内文書は、あらかじめ印刷された用紙を総務や経理、人事部などに取りに行って使うようなっている会社もあれば、WordやExcelで作成された各種書類のテンプレートをサーバ上やOutlookの共有フォルダに上げておき、それらをダウンロードして使うようになっている会社もあるだろう。

　これらの社内文書は、用紙＋手書き、テンプレート＋テキスト入力といった相違はあるものの、必要項目を記入して自分の印鑑を押し、上長に提出して承認（押印）をもらうといった手続きが必要なのは共通である。結局、紙の文書としてやり取りされ、たまり続けていくわけである。

　だが、S500を使ってPDFにしてしまえば、物理的な保管スペースが要らなくなるほか、ファイルやキャビネットなどの事務用品やオフィス什器も不要になる。また、決裁権を持つ人の部署や役職レベルは社内文書の種類や内容によってまちまちなので、決裁が降りた部署でそれらをPDF化し、関係部署にメールで転送するようにすれば、紙の文書をいちいち届ける必要がなくなるし、スキャン作業が一部の部署に集中することもない。

捺印が必要な紙ベースの社内文書も、S500を使うことでPDFで管理できる

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　以上のように、すべての部署に関係のある事例を紹介したが、これら以外にもS500を有効活用する方法はいくらでもある。そこで、部署特有と思われる事例もピックアップしてみよう。

書類をPDF化してフットワークも軽やかに──営業編

　営業は、外回りに加え、デスクワークにも手が抜けないハードな職種である。外回りに多くの時間を費やし、出勤直後や外回りから帰ってきてからの時間を使ってデスクワークをこなさなくてはならないなど、体力、知力、精神力が必要な仕事だ。そんな営業パーソンは、S500をどのように使いこなせばよいのだろう。

　まずは名刺の管理。これは基本中の基本だろう。S500に添付されているバージョンアップした「名刺ファイリングOCR V2.0」を利用して、もらった名刺をその日のうちにスキャンしてOCR処理をかけておけば、画像データとしての名刺の保存・管理はもちろんのこと、抽出したテキストデータを活用して顧客情報を常に最新の状態にしておける。

日々増え続ける名刺の山も、S500と「名刺ファイリングOCR V2.0」を利用すればワンプッシュでPCに取り込める。OCR処理でテキストデータを抽出できるので、キーワードで顧客情報を検索できるほか、メールソフトやPIMソフト、データベースソフトなど、さまざまなソフトで活用することも可能だ

　名刺ファイリングOCR V2.0に新搭載されたQRコードの認識／生成機能も役に立つ。もらった名刺の情報をいちいち携帯電話にも入れるのは二度手間だが、QRコード生成機能を利用すれば、名刺ファイリングOCRによる名刺管理の一連のプロセスを通じて、名刺の各種情報を携帯電話に簡単に登録することが可能だ。

名刺ファイリングOCR V2.0のQRコード生成機能を利用すれば、QRコード対応携帯電話への名刺情報の登録が簡単になる

　次が情報の管理・共有だ。営業パーソンの場合、新たなビジネスチャンスを逃さないように情報感度を高めたり、ライバル企業の動向をウォッチしておくために、トレードショーや展示会などに出向いて製品カタログや会社案内パンフレットなどを大量に仕入れることがあるだろう。新聞、雑誌などに掲載される記事や、日々の営業活動で入手するさまざまな資料も重要な情報源だ。

　だが、新しい情報は日々生み出されていく。古いもの、不要と思われるものをどんどん処分していかないと書類は増える一方だし、増えれば増えるほど整理・管理や取捨選択が煩雑になっていく。きちんと分類・整理されていなければ、いざ必要になった場合に目的の書類を探し出せない。要らないと思ってうっかり捨ててしまっている場合もあるだろう。かくして再利用もままならない紙の山だけが残るわけである。