メディア

GTD導入のつまづきを解決――第2回徹底研究会：ブロガーがGTDに挑戦！第2回、後半レポート（2/2 ページ）

» 2006年11月14日 20時24分公開

[田口元，ITmedia]

3.価値観がはっきりしていないのでやることの優先順位づけがうまくできないことがある

　「やるべきことすべてを書き出してすっきりした」あとでも、やるべきことが多すぎてうまく優先順位がつけられないことがあります。そのときは自分の価値観や目標が1つの判断基準になりますが、その価値観や目標がうまく見つけられていない人が多いのは事実です。

　お勧めは「長期的な目標が見つからない場合、見つかるまで期間を短くしてみる」ことです。生涯の目標を見つけられない人でも5年後の目標なら見つけやすいでしょう。それが見つけられないなら3年後でもいいですし、今年中の目標でも、極端にいえば今月の目標でもいいのです。

　重要なのは「目標は正しいか正しくないかではなくて、ないよりはあったほうがいい」ということです。

　実践しているのは「check*pad」のモーニングメールで目標を送ってもらうことです。このメールは毎朝届くものですが、そこには「長期的な目標」「今月の目標」が書かれています。これを毎朝見ていれば「今日やるべきことで目標の達成に貢献しそうなものはどれか？」と作業の優先順位を決めていくことができるようになります。

4.ToDoを細分化していくと「そもそも何のためにこれをやっていたのか」が見えづらくなる

　プロジェクトリストに載るようなToDoは、すぐに片付くようなものではないため、細かいタスクに落としていくことが必要になります。そうなるとタスクを細分化したあとに「これってどのプロジェクトのToDoだったっけ？」とわからなくなることがあります。

　これは次のような方法で解決できます。

（I）次に続くToDoを書かない

　たとえばちょっと大きな「A」というタスクがあって、それを（a）（b）（c）という細かいタスクに分けたとします。そうしたときに作業が（a）→（b）→（c）と流れる場合、（b）と（c）はToDoリストに入れないようにします。それは（a）が終わったら次に（b）をやることが自明な場合が多いからです。大事なのはリストからToDoの数を減らし、ストレスを軽減させることです。

（II） ToDoのうしろに括弧つきでプロジェクト名を記載する

　これは細分化したタスクのうしろに括弧つきでプロジェクト名を書いておく方法です。「A社に提案書を書く」といったプロジェクトを細分化した場合、「○○さんにA社の営業状況について電話する（A社提案書）」「提案書用の資料を集めるように部下に指示する（A社提案書）」といった具合に書いていきます。こうすることによって、どのプロジェクトのToDoなのかがはっきりするようになります。

　どちらの方法でもかまいませんが、自分にとってストレスを感じない方法を使ってみるとよいでしょう。

5.気付いたことをすぐメモするようになったが、メモをすぐなくしてしまう

　GTDにおいて「思いついたことをすぐにメモして頭の中を常にすっきりさせておく」ことはとても重要です。しかしメモしたものをなくしていてはストレスフリーにはなれません。個々人の生活にもよりますが、デジタルとアナログ双方で「最終的にはここにまとめる」というツールを持っておくといいでしょう。

　自分の場合、アナログのメモはすべて3色フォルダー（7月28日の記事参照）に入れておくようにしてありますし、デジタルツールではcheck*padに入れるようにしています。「なくしやすいものは収納場所が決まっていないから」なのです。自分だけのアイディアの収納場所をまとめるように工夫しましょう。

　GTD実践において問題になった主な点は以上でした。他にも細かい問題がありましたが、GTDは「多少問題があっても週次レビューをやっていればなんとかなる」システムです。完璧にこなそうとせずに、週次レビューをとにかく続けることをアドバイスさせていただきました。

　今回の徹底研究会は実験的に2回に分けて実施しましたが、GTDは習慣として定着することが重要なので、とても効果的に開催できたと思います。またGTDを続けたい人のための研究会を行っていきますが、今後も2回シリーズで実施していきたいと思います。

トラックバックをいただいたブロガーの皆さま（あいうえお順）

Webのこと　知的財産のこと　そして僕のこと
限りなき物欲
ニシハノススメ。
にゃりんこ
ぷわぷわのあかしろ
雑文発散（不参加でしたが「うまくいったこと」「うまくいってないこと」について書いていただきました）

今ならできるGTD

「将来の目標」は「日々の仕事」の中にあり
デビッド・アレンさんは「日々の仕事を片付けられないと、将来の目標など見えてこない」と言います。日々仕事に追われていたりストレスにさらされていると将来のビジョンは描きにくくなります。(2008/12/31)

GTDでつまずきやすい「プロジェクト」って？
GTDで分かりにくい概念のひとつに「プロジェクト」があります。6つのレベルでやるべきことを見直す「Horizontal Model」で考えると、プロジェクトの活用法が見えてきます。(2008/12/30)

GTDで“頭の中のメモリ”を空けておこう
気になることを頭に溜め込んだ状態では、目の前の作業に集中することは決してできません。「あれやったかな」「あ、それもやらなくちゃ」「あの件、あの人に確認しなくちゃな」と本来の作業を邪魔する思考ばかりが浮かんできて、生産性をがくんと落としてしまうからです。(2008/12/29)

GTDで「思いつきの行動」をなくそう
その時（もしくはその日）思いついた選択肢から行動を選んでいます。これは実に非効率的です。GTDを実践できるようになると「あらかじめ用意された選択肢」から行動を起こせるようになります。(2008/12/28)

GTDで達成できるもの――タスクは減るの？　増えるの？
「GTDを実践すれば、ToDoリストのタスクがどんどん片付くのですよね？」とよく聞かれます。これはある意味イエスであり、ある意味ノーでもあります。(2008/12/27)

「頭の中」も「机周り」もすっきりするのがGTD
過去のGTD連載では「頭の中の気になること」に重点を置いて説明してきましたが、本来のGTDは物理的に気になるもの─―手をつけていない書類やいっこうに片付かない引き出し─―などを整理する手法でもあるのです。(2008/12/26)

GTDは難しい？　「この作業をマクロに設定しておけば楽だろうな」に似ている
「GTDはとっつきにくい」「GTDのここが分からない」といった感想をよく聞きます――。GTDのバイブル『Getting Things Done』を再翻訳した『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』の監訳を担当した田口元さんがGTDの実践法を解説します。GTDはとっつきにくい、分かりにくいと思っていた人、必読です。(2008/12/25)

デビッド・アレン氏来日

提唱者デビッド・アレンさんに聞く、GTD実践法
GTDの提唱者であるデビッド・アレンさんが来日、Biz.IDではアレンさん自身がどうやってGTDを実践しているかを聞いた。(2008/06/17)

デビッド・アレン氏セミナームービー
GTDの提唱者は、GTDを広めるためにどんな試行錯誤をしてきたのか。GTDのこれまでを振り返り、ポイントを語る。(2008/06/16)

デビッド・アレン氏が答える、GTD Q＆A
どうしたらGTDをマスターしたといえるの？週次レビューができないんだけど……、どんなツールをAllenさんは使っているの？「BIz.ID×GTDイベント」でデビッド・アレン氏に答えてもらった。(2008/06/13)

デビッド・アレンさん来日イベント始まる！　「GTDは我々のような“怠け者”を助ける」
こんにちはデビッド・アレンです――。あのGTDを提唱したデビッド・アレンさんがついに来日し、Biz.ID×GTDのイベントも始まった。さっそくアレンさんのコメントを紹介しよう。(2008/06/13)

理論編

イブに「仕事で会えない」をなくすには――『ストレスフリーの整理術』
年の瀬も押し迫った師走、仕事に追われているのは筆者だけではあるまい。特にクリスマスイブでもある今夜は、「大事な人との約束があったのに仕事が忙しくて」なんて断る人もいそうだ。GTDの原典を再翻訳した『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』（二見書房）はそんな人にオススメである。(2008/12/24)

はじめてのGTD
ストレスフリーの仕事術、GTD。海外のナレッジワーカーには常識になりつつあるこの仕事術、あなたはもう試してみましたか？(2006/06/27)

図解GTD──5つのプロセスをイメージで捉えよう
GTDのフローチャートは分かったが、それぞれがどのような意味を持っているのか実感するのは難しいものです。今回は、“机”を例にGTDのプロセスをイメージしてみましょう。(2006/07/21)

GTDのそこが知りたい
ストレスフリーの仕事術──GTD。その内容について、よく聞かれる質問をFAQ形式でまとめました。「GTDとは何の略ですか？」「今までの仕事術は何が違うの？」「どうなったら終わりなの？」などなど──。(2006/06/27)

実践編

写真でわかるGTD（初回編）
GTDってどういうものなのかは分かったが、では実践するにはどうすればいいのかイメージがわかない方もいるでしょう。今回は、GTD初めてのITmediaスタッフが、実際にチャレンジしてみます。(2006/06/29)

写真でわかるGTD（週次レビュー編）
GTDをITmediaスタッフが実践。その様子を順を追って写真で紹介する「写真でわかるGTD」。今回は、GTDで最も重要だといわれる「週次レビュー」の実際を見てみます。(2006/07/11)

写真でわかるGTD（導入2カ月後）
GTDをITmediaスタッフが実践。その様子を順を追って写真で紹介する「写真でわかるGTD」。最終回となる今回は、GTD導入から2カ月後の彼らの様子をリポートします。(2006/09/12)

GTD徹底研究会でわかったこと
ブロガーを招いて開催したGTD徹底研究会。初めてGTDに触れる方からのフィードバックを中心に、GTDでつまづく点や戸惑う点をまとめました。（GTDまとめページへ）(2006/08/24)

第2回GTD徹底研究会──「書き出し」と「分類」のポイントは？
Biz.ID主催、第2回めとなるGTD徹底研究会を開きました。今回は、「気になることの書き出し」→「分類」をしていただき、2週間後には週次レビューについてのディスカッションを行います。(2006/10/30)

GTD導入のつまづきを解決――第2回徹底研究会
Biz.ID主催の第2回「GTD徹底研究会」後半のレポートです。参加者に「うまくいっていること」「うまくいっていないこと」を書き出してもらい、共有しながらコメントを加えました。(2006/11/14)

GTD黒帯へのチェックリスト【あなたは何級？】
GTDを始めてからうまく実践できるようになるまで、いくつか達成すべき“マイルストーン”があります。どこまでできていればGTDが何級なのか？チェックリストで確認してみましょう。(2007/06/01)

コラム編

“OS”としてのGTD
GTDは、ほかの仕事術とどちらがいいのか比較するようなタイプのものではありません。言ってみればOS。あなたの「仕事のOS」も、GTDでバージョンアップしてみては？(2006/09/05)

週次レビューの重要性
(2006/06/30)

GTDとLifeHack
(2006/06/30)

GTDの「2分ルール」
(2006/06/30)

GTDが効く人、効かない人
(2006/06/27)

頭が得意なこと、得意じゃないこと
(2006/06/27)

間違いだらけの優先順位
(2006/06/27)

リンク集

GTD関連リンク集
ここではGTDをさらに理解するためのサイトや、GTDを実践するためのツールをご紹介していきます。(2006/06/27)

GTDをディスカッション！　第2回徹底研究会後編始まる
第2回GTD徹底研究会の前編から2週間たった。参加者の皆さんはしっかり週次レビューできただろうか。本日開催の後編では週次レビューのほか、GTDに関する疑問をディスカッションする。
第2回GTD徹底研究会──「書き出し」と「分類」のポイントは？
Biz.ID主催、第2回めとなるGTD徹底研究会を開きました。今回は、「気になることの書き出し」→「分類」をしていただき、2週間後には週次レビューについてのディスカッションを行います。
GTD徹底研究会でわかったこと
ブロガーを招いて開催したGTD徹底研究会。初めてGTDに触れる方からのフィードバックを中心に、GTDでつまづく点や戸惑う点をまとめました。（GTDまとめページへ）
始まりました！　GTD徹底研究会
Biz.IDのブロガー応援企画第1弾「GTD徹底研究会」がついに始まった。研究会の模様を随時画像でお伝えする。