「出欠確認地獄」よサヨウナラ、Webフォームで「どこでも楽に仕事」をしよう（2/2 ページ）

[西田宗千佳，ITmedia]

Webフォームで徹底して楽をしよう！

　一部の企業では、出欠を集める際に「メールのフォームを埋めてもらう」形式ではなく、Webフォームを使うようになっている。具体的には「Googleフォーム」や「Microsoft Forms」を使うのだ。

　これらのフォームを使うと、Web上の入力欄に埋めていくだけで出欠の連絡が完了する。スマホでももちろん入力できる。メール本文からのコピペはない。

Googleフォームで作った出欠確認の例。単にアンケートに答えていくだけでいい

同じフォームをスマホから。答える側もPCに縛られず、どこでもすぐ回答できる

　何より大きいのは、自動的に集計され、スプレッドシートの形で結果がまとまることだ。前出のような「コピペ作業」は不要になる。

入力された項目は自動的に集計され、Googleスプレッドシート上にもまとめられる。自分で「コピペしてまとめる」必要は一切ない

　フォームを作るのも、とても簡単だ。画像はGoogleフォームの場合だが、Googleアカウントさえあれば誰でも利用できるし、既にある出欠管理用のフォームをちょっといじるだけで、目的のものができる。

既にある「出欠確認」用のフォームをカスタマイズするだけでいい。誰でも、30分もあれば使えるようになるだろう

　「回答にGoogleアカウントでのログインを求めないようにする」「入力後に修正を可能にしておく」など、設定変更しておいた方がいい部分はあるものの、それだって一度やれば問題ない。自社でGSuiteやOffice 365などのクラウドツールを契約して使っているなら、それらへ情報をインポートするのも簡単だ。

　非常にシンプルなツールだが、Webフォームを使うだけで「メールのコピペ」という双方ともに大変な作業から脱することができる。しかも、GoogleフォームとMicrosoft Formsともに、利用は無料である。

　種を明かせば、こうしたフォームの利用は、企業広報においてはGoogle広報が率先して活用しはじめたと記憶している。さすがだ。その後マイクロソフトも導入し、今はいくつかの広報が利用している。だが、それでもまだ主流は「メールのコピペ」である。

　もちろん、出欠の管理以外にも使える。筆者が知るうまい活用方法は「勉強会の質問リスト集計」だ。勉強会などを行う際、質問リストを紙などの形でまとめることは多い。だが、これだといかにも面倒。「事前集計」が基本なので、話を聞きながら浮かんだ質問を、勉強会の最中に反映するのは難しい。しかしWebフォームに入力してもらうなら、スマホから簡単に質問を集められるし、勉強会の最中に書き込んでもらった質問に答える、といったこともできる。

　同じように、講演会・勉強会後の「感想集計」にも使える。

　実は筆者も、小寺信良氏と共同発行しているメールマガジンの「おたより」「問い合わせ」に、Googleフォームをずっと使っている。回答をすぐに確認できるので非常に便利だ。しかも、確認くらいならスマホからでもできる。

　RPAやAIなど、高度なシステムが話題になる。だが、われわれの働き方は、もっと足元にやるべきこと、できることがたくさんあるのではないか。

　Webフォームの活用は、そんな「ずっと前からできるのに意外と使われていない例」の1つではないか、と感じるのだ。