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» 2019年05月03日 12時45分 公開

モバイルdeワークスタイル変革:プリンタやスキャナは不要!? スマホでミニマルにペーパーレス化 (1/3)

最近よく聞く「ペーパーレス」という言葉。日本社会ではその実現が難しい……かもしれないが、個人レベルなら十分にペーパーレスですごせるようになった。この記事では、その上で役立つサービスを3つ紹介する。

[井上晃,ITmedia]

 ワークスタイルを語る上でしばしば登場する「ペーパーレス」という言葉。しかし、ペーパーレスな日本社会というのは、当分実現しないだろう。特にビジネスシーンでは、所属する企業や取引先によって存在する“作法”に合わせる処世術の方が求められがちだ。

 一方で、スマートフォンが普及し、便利な関連サービスが増えたことで、個人単位ならプリンタレスでスキャナレスな生き方が可能になったと思う。家にプリンターやスキャナーがなくても、やり方さえ知っていれば大抵のことはスマホ1台で済んでしまう。

 この記事では、「封書を出す」「書類をスキャンする」「印刷する」という3つのシーンでスマホを活用する方法を紹介する。ビジネスシーンのちょっとしたアクシデントを乗り越えるヒントにもなると思う。参考にしてほしい。

イメージ図

スマホから封書を送ろう!

 まず、いかに紙を触らずに封書(手紙)を出すかという方法について紹介したい。

 封書を出す場合、多くの人は「PC上で文書を作成」「文章をプリンターで出力」「コンビニや郵便局で封筒と切手を買う」「封筒に郵便番号と宛名を記して切手を貼る」「封筒に手紙を入れて封書にする」「ポストに投函する」といった手順を踏んでいる。これは典型的な時間の浪費だ。

 そこで活用したいWebサービスが、日本郵政が提供する「Webゆうびん」。メニューの1つである「Webレター」を使うと、「手紙として送りたい内容をPDFファイルまたはWordファイルとしてアップロード」「宛先を入力」「送信ボタンをタップ(クリック)」のわずか3ステップで封書を郵送してもらえる。料金は1通97円(税込)からだ(詳しくは後述)。

実際に出したWebレター Webレターで自分宛に郵送した封書。右上に「コンピュータ郵便」とある

 このWebレターはPC上での操作を前提に作られており、「Adobe Flash Player」を利用している(5月3日現在)。iPhoneやiPad、Androidスマホ・タブレットから使うには、標準のWebブラウザ(SafariやChrome)ではなく、アプリストア(App StoreやGoogle Play)で配信されている「Flash対応ブラウザ」を使う必要がある。例えば「Puffin Web Browser」からサイトを開けば、サービスを利用できるはずだ。

 Webゆうびんを差し出す場合、事前にアカウントを作成し、料金の支払い方法を登録しておく必要がある。ここまでの作業はPCから行った方が簡単だ。

 支払い方法はカード(Visa、Mastercard、JCB、American Express、Diners Club)か料金後納を選択できる……が、個人で使う場合は煩雑な手続きが不要なカード払いをおすすめしたい。

利用登録 パソコンから「Webゆうびん」のウェブサイトを開き、利用登録を済ませておこう

 利用登録後、Flash対応ブラウザからWebゆうびんにアクセスし、作成したアカウントでログイン。「Webレター」の画面を開き、作成しておいたファイルをアップロードし、送り主と宛先の情報を入力する。送り主と宛先については、一度入力したことのある相手の情報は、選択するだけで入力欄が埋まる仕組みで便利だ。

 ただ、PCでの操作を前提としたユーザーインタフェース(UI)となっているので、スマホでは若干操作しづらい場面もある。

Priffinから送ってみる Puffin Web BrowserでWebゆうびんにアクセスし、送信するPDFファイルをアップロード。文面の印刷方法(カラーまたはモノクロ)や送り先を指定しよう

 Webレターの料金は以下の通り(税込)。

  • A4白黒:1ページ97円(追加ページ:1ページ5円、最大8ページまで封入可)
  • A4カラー:1ページ143円(追加ページ:1ページ51円、最大8ページまで封入可)

 切手代のみの82円と比較すると割高に思えるが、封筒代やポスト投函までの時間的コストを考えると、かなりお得といえる。ちなみに、CVSファイル(Excelなどで作成可)を利用すると、内容や宛先が異なる郵便物を最大9999通まで一斉発送することもできるが、こちらはPCでの操作をおすすめしたい。

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