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コラム
» 2019年10月24日 06時00分 公開

「出欠確認地獄」よサヨウナラ、Webフォームで「どこでも楽に仕事」をしよう (1/2)

テレワークにはいろいろなアプローチがある。別にビデオ会議やチャットベースのコミュニケーションばっかりがテレワークではない。筆者が日常的に思うのが「メールで集合の日時や参加者を集計するの、止めません?」ということ。Webベースのフォームサービス活用のお勧めである。

[西田宗千佳,ITmedia]

 テレワークとはなんだろう?

 筆者はその本質を「座っていなければ仕事にならない」「面倒な作業を積み重ねるのが仕事」という状況からの脱却だと思っている。

 では、その方法にはいろいろなアプローチがあるのではないか? 別にビデオ会議やチャットベースのコミュニケーションばっかりがテレワークではない。ちょっと工夫するだけで、いろいろな人が楽になる手法は全て「テレワークに通じる」といっていいのではないか。

 というわけで、筆者が日常的に思っていることを書く。それは「メールで集合の日時や参加者を集計するの、止めません?」ということ。Webベースのフォームサービス活用のお勧めである。

Webフォーム Googleが提供しているWebフォームサービス「Googleフォーム」。Web上でアンケートや出欠確認を簡単に行える。利用は無料
Webフォーム Googleフォームはスマホからも作成や回答ができるので、隙間時間に場所を選ばず作業できる

メディア関係者を悩ませる「出欠の連絡」

 筆者のような報道関係者は、日常的に大量の「発表会のお知らせ」を受け取る。そういうメールが1日に何本あるかは数えたことがないが、週に4、5本は出席していてその数倍はあるのだから、まあようは「いっぱい」あるのだ。

 そして、それら全てに共通しているのが「出欠の連絡」だ。連絡しないで行くこともできるし、連絡が不要なパターンも多いのだが、連絡せずに行って会見場へ入れなくても文句は言えない。だから可能な限り出欠の連絡は入れる。

 しかし、これがとにかく面倒だ。

 メールにて出欠を返すわけだが、メールを返信して「社名、媒体名、代表者名、参加人数、カメラ種別、連絡先」を書いて返答しないといけない。毎回、どこに対する返答も同じのに、書式や返事の内容の齟齬(そご)もあるので、単純にコピペというわけにもいかない。

 テキストで回答フォームを付けてくるところもあるが、結局コピペして必要な場所を埋めないといけない点に変わりはない。

 先方はもちろん「良かれ」と思ってやっているのだが、そうしたフォームが皆「貴社名」「貴媒体名」になっているのも面倒だ。そのまま返すのがどうにも気になるので、「貴」を削る手間がかかる。(これはまあ、気にせず返せばいい、という話もあるかもしれない。でも、紙の時代に「行」を線で打ち消して「様」にする作業よりは面倒だと思うのだが……)

 さらに、もっと面倒なところになると「ファクスで返答を」になる。私見だが、芸能関係の会見はいまだファクスの場合が多い。勝手にメディアに流し、メディア側もそれをコピーして現場担当者が持っていく……なんてワークフローだからだろう。我が家にもはやファクスはないのだが(受信環境も数年前に撤廃している)、年に数回、そういう会見のためにクラウドからファクスを送っている。

返答する側だけでなく「集計する側」も大変

 こうしたことは「私たちメディアの側」が面倒なことである。

 だが何より、本質はまた違うところにある。そうやってメール本文へのテキスト書き込みやファクスで集めた出欠は、別途「集計しないといけない」のだ。これはどう考えても、出欠を出す側より面倒だ。コピペしてExcelなどにまとめ、リストにして再管理するわけなのだから。ファクスだったら「手打ち」で再入力だ。

 何て面倒な!

 小さい発表会でも参加者は数十に達する。大きな会見なら200〜300といったメディア関係者が集まる。その出席者リストを作るのに、大量のメールからちまちまとコピペを続け、時には手打ちでまとめるのは、かなり大変な作業のはずだ。少なくとも、スマホだけでサクサクできるような作業ではなく、机に貼り付いて働く必要がある。

 こういう作業は、広報関係者に限ったものではないだろう。企業内での勉強会や会合のとりまとめ、果ては飲み会や結婚式二次会の幹事まで、必ず必要になる。「PCがないとめんどくさい作業の筆頭」ではないだろうか。

 でも、いつまでもコピペしていていいのだろうか? そんなことは1990年代から変わらないやり方ではないか。もちろん、今は別のもっと効率的なやり方がある。

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