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» 2012年05月31日 22時50分 UPDATE

コワーキングツール2012:メールで連絡が取れない人たちとおつきあいするための便利なツール

メールを出しても返事がない。でも忙しそうではなさそう――。あなたの身の回りにもこの手のタイプの人がいないだろうか? そんな人に、なんとか連絡を付ける方法を考えてみる。

[鷹木創,Business Media 誠]
st_ws00.jpg 本誌のFacebookページ。正直なところ筆者も連絡が付きにくいかもしれない……

 メールを出しても返事がない、という人がいる。メールボックスものぞけないくらい忙しいのかと思いきや、こういう人に限ってTwitterやFacebookは熱心に更新していたりして、どうも「忙しいからメールを見ない」わけではないようだ。

 Webや出版業界では少なからずいるのだが、あなたの身の回りにもこの手のタイプの人がいないだろうか?

 そんな人に、なんとか連絡を付ける方法がある。もし皆さんが困ったら試してみてはいかがだろうか?


最近はFacebookで連絡、Twitterも根強い

st_ws01.jpg チャットウィンドウに緑色の印がついていれば相手はオンライン
st_ws02.jpg Twitterはお互いにフォローしあっている相手としか、DM(ダイレクトメッセージ)のやりとりができない

 メールで連絡が付かない相手に対して、筆者が最初にアプローチするのがFacebook。チャットウィンドウに緑色の印がついていれば相手はオンラインということなので、オンラインのときにFacebookメッセージを送ればチェックしてもらえる可能性は高くなる。最近は相手がメッセージをいつ開封したか、時間が表示されるようになったので「読んでません」という言い訳が使えなくなった(怖い)。

 ただし、Facebookのメッセージにも注意点はある。メッセージが「その他」に分類されてしまうと、相手が気づいてくれない可能性が高いのだ。自分でなんとかできる問題ではないが、「Facebookでメッセージを送ったのにまったく開封された様子がない」という場合は次の手を考えよう。

 「メールを読んでいるようすはなくても、Twitterはとてもアクティブ」という人もいるだろう。こういう人とお付き合いし、連絡を取れるようにしておくためには、しっかり事前にフォローしあっておきたい。Twitterはお互いにフォローしあっている相手としか、DM(ダイレクトメッセージ)のやりとりができないためだ。

 FacebookもTwitterも、普段から先方のアクションが見えるので、連絡をとりたい大事な人とはぜひつながっておきたい。「今海外出張中だからあとにしようか」「いま忙しいらしい」といった時期を把握しておくと、連絡がとれたあとのやりとりも、がぜんスムーズになるというものだ.

スマートフォンならLINE、意外と便利なSkype

 編集部でもはまっている記者がいる「LINE」。同じようにLINEが好きでしょっちゅうLINE上だけで活動している人たちもいるはず。ただこちらはFacebookやTwitterと異なり、完全にクローズ。いざという時のために普段からやり取りしておこう。

shk_10line03.jpgshk_10line04.jpgshk_10line05.jpg 某記者のやり取り。詳細はこちら

 LINEと似たようなアプリで言うと「Skype」でもいい。無料音声通話アプリと思われがちだが、実はテキストチャット機能が非常に便利なのだ。テキストでやりとりできるだけでなく、ファイルの転送もドラッグ&ドロップで簡単なので、ファイルを共有しながらやりとりしたいようなときには、電話やメールよりむしろ便利なほど。連絡を取りたい相手のSkype IDは事前に教えてもらい、登録しておこう。

yu_skype.jpg こちらはSkype。音声通話やテレビ電話が有名だが、チャットクライアントとしても優秀だ

協調作業ならGoogleドライブ、ファイル共有だけならDropbox

 締め切りが迫っていて今すぐ相手とコミュニケーションしながら作業したいなら「Googleドライブ」(旧Googleドキュメント)もオススメ。メッセージのやり取りもできるし、赤入れ作業などをする時に履歴も残る。PC用のソフトをダウンロードすればファイル共有も簡単だ。

st_ws04.jpg Googleドライブ

 ファイル共有だけでもという人には「Dropbox」。類似のサービスはいろいろあるが、結局筆者はDropboxに落ち着いた。保存したファイルを誰かと共有したい場合、右クリックメニューからダウンロード用のリンクを簡単に作れるのも便利だし、共有したファイルに変更を加えると共有先に知らせてくれることなども便利だからだ。今なら無料で20Gバイト近く利用できるので社内外とのやり取りに使ってみてはいかがだろうか。

st_ws05.jpg Dropboxで右クリックメニューからダウンロードリンクを生成するところ

転ばぬ先のカレンダー共有

 そもそも締め切りギリギリになってアタフタしていてはダメだ、という人にはカレンダーの共有をするしかない。パッと思いつくのは「Googleカレンダー」。会社でGoogle Appsを利用している人も増えてきたが、そういう会社員と、法人向けグループウェアと無縁なフリーランスの人をつなげられるのがGoogleカレンダーのよさでもある。しかもスマホのカレンダーアプリにも連係できるものも多い。

st_ws06.jpg Googleカレンダー

 実は国産グループウェアの「サイボウズ」も似たようなことが可能だ。それは社外のフリーランサーに無料のグループウェア「サイボウズLive」を使ってもらうこと。実はサイボウズLiveにはサイボウズに登録したスケジュールを同期する機能が存在する。ちょっと紛らわしいがサイボウズとサイボウズLiveの情報を共有できるのだ。機密情報などの取り扱いには注意が必要だが、予定の項目を隠すこともできるので試してみてほしい。

st_ws07.jpg 筆者のサイボウズLiveアカウントには業務の予定(ビジネステレビ誠)がしっかりと同期されているのであった……

 というわけで、メールで連絡が取れない人とコミュニケーションするサービスあれこれ、いかがだっただろうか。最終的に連絡が取れない場合は実際に出向くしかない場合もあるが、つまるところ人と人とのおつきあいである。ツールやサービスに頼り切ってしまうことなく、うまくコミュニケーションを取ってほしい。

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