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» 2020年06月01日 10時00分 公開

“見えない不安”を解消! テレワークの課題を解決する「空間共有」とは?

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 モバイルワークや在宅勤務といった新しい働き方に注目が集まっている。もともと労働人口の減少という社会課題への対応として、時間の有効活用や柔軟な勤務形態による人材確保など、働き方改革の文脈で語られることが多かったワークスタイルだが、昨今では大規模な災害や外出自粛要請に対応するため、BCP(事業継続計画)対策の一環として多くの企業が本格的に検討・導入を始めている状況だ。

 その一方で、急激な環境変化による“なし崩し”的なテレワークは、さまざまな課題を浮き彫りにした。データ共有に伴うセキュリティ上の問題や、「はんこ文化」に代表される、完全なテレワークを阻むペーパーレス化できていない承認ワークフロー。また、従来の働き方に比べてコミュニケーションが希薄になりやすく、誰がいつ働いているのか分かりづらいという労務管理上の問題もある。

テレワークは従業員の働きぶりを把握できない?

テレワークが生み出す“見えない不安”の原因は?

 テレワーク以前は「オフィスに集まって働く」というワークスタイルが中心だった。基本的には、オフィスという同じ場所に従業員一同が決められた時間に集い、それぞれの業務を遂行する働き方だ。

 このような働き方であれば、上司も部下も、同僚同士でも「いま、誰が、どうしているか」を特に意識することなく把握できる。デスクで何かタスクや作業などの業務を遂行しているのか、デスクに座っておらず席を外しているのかは一目瞭然だ。席を外していても、その人物がいま何をしているかはグループウェアやカレンダーアプリで把握できる。一方、働く個人にとっても、自分が「いま、どこで何をしているのか」を上司や周囲に把握してもらえていることで、安心できるという側面もある。

従業員がオフィスに集まって働く従来のスタイルなら「誰が、何をしているのか」が一目瞭然だったが……

 ICTを活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方である「テレワーク」は、働く場所によって「自宅利用型テレワーク(在宅勤務)」「モバイルワーク」「施設利用型テレワーク(サテライトオフィス勤務など)」の3つに分類できる。現在の“なし崩し”的に始まったテレワークの中心は「自宅利用型テレワーク(在宅勤務)」というタイプだろう。

テレワークは大きく3つに分類できる

 従来、オフィスという同じ空間で同じ時間帯に働いていた人たちが、急きょ、互いに離れて仕事をするテレワークという働き方へシフトしたことで、これまでは見えていた“お互いの状況”が見えなくなった。見えていたものが見えなくなる/見られなくなるため、人間の心理としては不安になりがちだ。人が知覚する情報は5感(触覚、味覚、臭覚、聴覚、視覚)のうちで視覚の割合が最も高いといわれており、「見えないこと」がテレワークによる不安の大きな要因になるというわけだ。

 管理職の立場であれば「いま自分の部門のメンバーは、何をしているのか?」「デスクに向って作業や仕事をしているのだろうか?」「それとも、Web会議ツールを使って、会議や打ち合わせをしているのだろうか?」といったように状況が分からないことで不安を感じることとなる。

 一方、従業員の視点では「自分は一生懸命に仕事をしているが、自分の働きぶりを上司に伝えるためにはどうしたらよいのか?」「テレワークで自分の働きぶりが見えなくなったが、きちんと評価されるのか?」といった不安がつきまとう。

 また、同僚同士でも同様だ。同じ場所で働いていれば、同僚が席にいるかは一目で分かった。だが、テレワークでは同僚がどんな状態かはもちろん見えない。ちょっと話しかけたい、ちょっとした相談や雑談をしたいのだけど、同僚の状況が分からないため躊躇(ちゅうちょ)してしまう……。このように「気軽なコミュニケーション」という、従来できていたことができなくなったこともストレスを生む原因になっている。

「見えないこと」で生まれるさまざま不安

“見えない不安”を解消する「空間共有」という考え方

 こうした課題をテクノロジーの利活用で解決する手法の1つが「空間共有」だ。一般的にミーティング時のみ使用するWeb会議を常時接続し、疑似的にオフィス空間を作り出したり、複数の拠点をつないだりする試みである。「見えないことに起因する不安」を払拭してしまおう、というわけだ。いわば、ICTによる人間の能力の“拡張”といえるかもしれない。

 「空間共有」は、テレワークで顕在化したコミュニケーション面のデメリットを打ち消してくれる。例えば、誰が、いま、何をしているかが視覚的に分かれば、頻繁にチャットで返信を要求してくる“束縛系上司”はいなくなるはずだ。また、オフィスで働いているときと同じように、話しかけてもよさそうなタイミングを見計らったり、雑談をふったりすることもできる。逆に一生懸命働いている側にとっても、上司が見てくれている(きちんと評価してくれている)という意識付けになり、孤独感も払拭されるだろう。

 Web会議やテレビ会議のクラウドサービスを展開するブイキューブも以前から在宅勤務者向けに「空間共有」の仕組みを取り入れてきたという。それまで時短勤務で働いていた子育て世代の従業員がフルタイムに近いテレワーク(在宅勤務形態)に移行したところ、移動時間の短縮による業務効率化が進んだ半面、同じオフィスで働いていたらほとんど無意識で共有しているような「Web会議以外で発生しているコミュニケーション」を把握できないことがネックになったそうだ。

 そこでiPadとWeb会議ツール(V-CUBE ミーティング)を常につなげっぱなしにすることで、いわば自宅とオフィスを疑似的に同じ空間として共有した。これにより、気軽にコミュニケーションが取れるようになり、他部署との協働もしやすくなったという。部署をまたいだコラボレーションが求められる業務にはさらに効果的だろう。

岐阜県郡上市でテレワークをする、ブイキューブのマーケティング本部長。左側のディスプレイへ本社の様子を常時表示している
本社のディスプレイに映し出されるブイキューブのマーケティング本部長

 従業員がさまざまな拠点に分散している企業でも「空間共有」は有用だ。現在のビジネスはさまざまな人間がチームに加わり、新たな付加価値を生み出すことが求められている。たとえ場所が離れていても、画面越しに職場と職場をつなぐことで同じ目的意識を共有し、ワーク・エンゲージメントを高めることが生産性の向上につながるのは言うまでもない。特に経営統合などが行われた際、企業同士の文化的な摩擦からなかなか相乗効果が出ないといったときに、これまで別の会社だった「他人」をスムーズに新しい「仲間」として受け入れる、といった効果も期待できそうだ。

 チームメンバーの様子がよりダイレクトに伝わり、オフィスのフリースペースにいるときのようなアイデアの出し合いも、あるいはスピーカーをオフにして集中して仕事に取り組むこともできる「空間共有」。クラウドベースのWeb会議サービスを利用すれば、カメラやマイクを内蔵しているタブレット1台ですぐに実現できる手軽さも魅力だ。在宅勤務でプライベートな空間が映るのを避けたいときは、自分の好きな背景画像・動画に変更するバーチャル背景も利用できる。

 テレワークを導入したことで「かえって生産性が下がってしまった」「コミュニケーションに不安がある」といった声は多い。これらの課題を抱えている企業は、仕事用ノートPCの隣に立てかけたタブレット画面に向かって、「○○さん、あの件ってどうなってたっけ?」と気軽に話しかける、そんな新しいワークスタイルを試してみてはいかがだろうか。

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提供:日本アイ・ビー・エム株式会社、株式会社ブイキューブ
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ビジネスオンライン編集部/掲載内容有効期限:2020年6月30日

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