全社員がiPhoneを活用：町の文房具屋から、年商30億円企業へ――山崎文栄堂を変えた“徹底ルール” (2/2)

　同社の業務に貢献しているのが、「1日1人最低1つぶやき」という“徹底ルール”で利用しているTwitterだ。社員同士のみが閲覧できるよう非公開で活用しており、社員は出先で仕入れた情報やライバルの動向、気がついたことなどをiPhoneからTwitterでこまめに投稿。社員同士でリアルタイムな情報を共有し、業務に役立てている。

　業務に直結したトピックにとどまらず、ごく日常会話的なつぶやきも活発に交わされているという。同社では山崎社長を含め大半が外回り業務を主体としているため、オフィスで日常会話をする機会に乏しく、それを補うのが、社内Twitter（とiPhone）というわけだ。

　営業本部長の若狹謙治氏は、社内Twitterが人材の能力向上にも役立つと話す。

　「今の社内Twitterは、新卒の社員も気軽に入ってこられるような雰囲気。ちょっとした質問なども、よく飛び出してくる。アスクルエージェント事業では、価格も納期も他のエージェントと全く同じであり、差別化のポイントにできるのは人材。その人材の能力向上にも社内Twitterが役に立つと考えている。さらに、今後はルールを決めた上で対外的にもTwitterを使っていく予定」

　なお、山崎文栄堂ではiPhoneの個人的な利用も特に禁止していない。それは、山崎氏のこんな考え方によるものだ。

　「基本的には遊びであったり、仕事とは直接関係しないようなコミュニケーションなどから入った方が、ツールを使いこなせるようになる。むしろ、くだらない使い方をしているような人の方が、成績が上がりやすかったりもする。ただし、仕事以外そんな暇があれば、だが（笑）」

ポイント3：できない人にやらせる

山崎文栄堂　アスクル事業部の高橋祥子氏

　サイボウズOfficeからiPhone、Twitterまで、さまざまなITツールを活用している山崎文栄堂だが、社員はわずか30人と少なく、運用管理の専任スタッフを置くのは難しい。そのため、サーバやアプリケーションの管理は、アウトソースを活用している。サイボウズ製品は外部のレンタルサーバ上で運用し、アプリケーションの設定は社員の1人に担当させている。

　取材時、サイボウズの管理を担当していたのは、アスクル事業部の高橋祥子氏。肩書きから分かるように、通常業務との兼務でサイボウズへのユーザーの追加やグループ化などの管理作業を担当している。同氏は「社内にしっかりしたマニュアルがあるので対応できる」と話す。じつは、このマニュアルにも秘訣があった。

　「むしろ『分かっていない人にやらせた方がいい』というのが社長の方針。仕事でやらなければならないから、分からないながらもしっかり調べてメモしていく。そのメモからマニュアルが作られ、担当者が変わるたびに受け継がれ、またメモが増えていく。そうするうちにマニュアルが充実したものになっていく」（若狹氏）。

　同社はまた、ジョブローテーションを定期的に行い、仕事の固定化を防いでいる。採用担当は毎年、経理も2年で交替するという徹底ぶりだ。IT管理や採用、経理などの担当を定期的に交替させる背景には、社員をマルチタレントにしたいという山崎氏の考えがある。例えば現在の担当者が不在のときに何らかの問題が生じたとしても、過去の担当者がいれば迅速に対応できる。それはまた、「全員で徹底してやる」というポリシーにも通じる。

　「同じ人が何年も継続して同じ役割を担当していれば、『自分の城』ができてしまい、そうなると社内で無理を通すようなことにもなりかねない。それを避けるには、“人に仕事がつかない”ようにする必要がある」（若狹氏）

顧客と接する“アナログな時間”を増やすためにITを活用

　現在の山崎文栄堂は従業員約30人で、年間売上高は30億円超。アスクルエージェント事業では全国1500社の代理店の中で売上高7位という実績を達成しただけでなく、2010年春に開催されたアスクル営業キャンペーンで同社の社員2人が全国で1位と2位を獲得するなど、高い成績を誇る。そして自社で率先して取り組んでいる書類整理関連の事業も大きな柱に成長してきた。

　山崎氏自身も、自社オフィスを整理術のショールームとして顧客を招いたり、書類整理セミナーを行ったりと多忙を極める。外出が多く、多忙なスケジュールの中で社長としての役割を果たすためには、使いやすいツールを選び、それを効率よく使いこなすためのノウハウが求められる。同社のIT活用はその途上にあり、今後、磨きがかかっていくことだろう。

　「ITを活用する上で大事なのは、それによって“いかにアナログな部分を増やすか”。我々は顧客と接する“アナログな時間”を増やすために、ITを活用しているということです」（山崎氏）