突如降りかかる「テレワーク」 スマホで「会議」に参加する方法をチェックしよう：モバイルdeワークスタイル変革（2/2 ページ）

[井上晃，ITmedia]

スマホでも使える「Web会議システム」　どんなものがある？

　そもそも「Web会議」とは、パソコン、スマホやタブレットを利用して、場所を問わずに行えるオンライン会議のことを指す。「テレビ会議」や「ビデオ会議」と似たものではあるが、これらは会議室などに据え置かれた専用機器を用いて行うもので、大人数の会議で用いることが前提となっている。

　うっかり混同しそうな言葉だが、「テレワークではWeb会議を使うのだ」と認識しておきたい（※）。

（※）テレビ会議やビデオ会議のシステムと接続できるWeb会議システムもあります。このようなWeb会議システムを使えば、オフィスの会議室に集合した人たちと、テレワーク中の個々人とが一緒に会議に参加できます

　Web会議システムの選択肢は非常に多いが、ユーザーアカウント（ログイン）を必須としないものと、必須とするものに大別される。今回は、前者の代表例として「Zoom（ズーム）」を、後者の代表例として「Microsoft Teams」を紹介する。

Zoom：無料で利用できることが魅力（制約あり）

　参加者のユーザーアカウントを必須としないWeb会議システムは、会議の主催者が発行するURLをタップ（クリック）すれば、すぐ会議に参加できる。会議の設定によっては氏名やメールアドレスなどを要求されることもあるが、参加者のログ（証跡）を残す目的で一時的に使われるものとなる。

　米Zoom Video Communicationsが提供するZoomは、Web会議システムの定番の1つで、世界シェアの上位にある。一部を除き、日本語によるサポートも受けられる。スマホで利用する場合は、「Zoom Cloud Meetings」というアプリが必要だ。

• →Android版アプリ
• →iOS版アプリ

Zoom

　Zoomでは、会議のホスト（主催者）にはアカウントが必須となる。アカウントを作成した上で会議を設定すると、「ミーティングID」とそれに対応したURLが発行される。これらを会議の参加者とメールやコミュニケーションツールなどで共有すれば、一応の準備は整う。

　参加者は特にアカウントを作成する必要はない。アプリでミーティングIDを入力するか、URLをタップ（クリック）して表示されるWebサイトの指示に従えば会議に参加できる。ただし、ホスト側がセキュリティ設定をしている場合、事前共有されたパスワードの入力を求められたり、ホストが承認するまで会議に参加できなかったりする場合もある。

iOS版「Zoom Cloud Meetings」を起動した画面。サインアップやサインインをしなくても、「ミーティングに参加」というボタンがある（写真＝左）。「ミーティング」タブなどから招待メールを送れる他、「ホーム」タブの「スケジュール」からカレンダーとひも付けて会議予定を立てることもできる（写真＝右）

Androidスマートフォンから招待リンクを開く。アプリをインストール済みなら「ミーティングに参加」をタップすれば会議に参加できる（写真＝左）。Web会議中の画面では、左右にスワイプすることでビデオ（カメラ撮影）をオフにしたり、多人数表示を切り替えたりできる（写真＝右）

　ホスト用のプランは「無料」「プロ」「ビジネス」「エンタープライズ」「エンタープライズプラス」の4種類が用意されている。ここでは、中小規模の利用に向く無料プランとプロプランを紹介する。

　無料プランは、名前の通り無料で利用できる。時間制限は、100人までのグループ会議が最大40分、1対1の会議が無制限となる。チャット機能やグループコラボレーション機能も利用可能だ。

　プロプラン（月額2000円または年額2万100円）では、グループミーティングの時間制限が最大24時間（1日）となる他、ユーザー管理とレポート機能、最大で1GBまでの記録（録画）機能、Skype for Business／Microsoft Lyncとの連携機能などが利用できる。追加の有料オプションとして、録画容量の追加、最大参加者の追加（500人／1000人）、テレビ／ビデオ会議システムとの接続機能なども用意されている。

Zoomのプラン一覧。無料プランの他、有料プランも幾つか用意されている。当然、有料プランの方が多機能で、より便利に使える（編集者注：プラン案内は日本語でも表示できますが、ここでは見やすさを優先して英語表記としています）

Microsoft Teams：Offce 365との連携が魅力

　アカウント必須型のWeb会議システムは、企業向けの情報システムやオフィススイートと強力に連携するものが少なくない。

　Microsoft Teamsもその1つで、「Office 365」を利用している企業や団体で利用することを想定したコミュニケーションツールだ。2021年7月に終息する「Skype for Business」の後継となるソリューションでもある。スマホで使う場合は、専用アプリを介して利用する。

• →Android版
• →iOS版

　Office 365の利用者を想定としているコミュニケーションツールではあるが、「Microsoftアカウント」を持っていれば無料で利用することもできる。Windows 10のセットアップなどで同アカウントを保有している場合は、それを使えばよい。ただし、個人としてビデオ通話を利用する場合は「Skype」の利用を推奨される。

Microsoft Teams

　基本的に、Microsoft Teamsはチャットツールだ。チャットまたはグループチャットで連絡を取り合っている相手に対して、Web会議を持ちかける（設定する）ようなイメージとなる。

　無料プランの場合、アプリの画面からビデオ通話（会議）を開始できる。Office 365のビジネス用アカウント（有料：一部を除く）を利用している場合は、事前に会議をスケジュールすることも可能だ。参加できる人数は最大で250人となる。

　Teamsの最大の特徴は、Office 365との連携機能の豊富さと拡張性の高さにある。Office 365のビジネスアカウントと組み合わせると、一部の機能が強化される他、追加機能を利用できるようになる（一部の機能追加はオプション料金が必要）。

iOS版Microsoft Teamsアプリの画面。Microsoftアカウントでのログインが求められる（写真＝左）。メンバーを招待するには、メールアドレスなどを通じた段階的な承認操作が必要だが、モバイルアプリだけでは完結できないため、Windows PC用アプリまたはWindows／Mac（macOS）のWebブラウザを併用する必要がある（写真＝右）

チャットやグループチャットの画面から、右上のカメラのアイコンをタップするとビデオ通話をスタートできる（写真＝左）。通話画面下部には操作用のインタフェースが表示される（写真＝右）

　Microsoft Teamsと同様に、ビジネスチャットツールの「Chatwork」「Slack」にもWeb会議機能はある。ただし、両者共に無料プランだと1対1会議にのみ対応し、有料プランでも、Chatworksで最大14人、Slackで最大15人と、会議に参加できる人数の制限がある。小規模な会議ならこれで十分だが、ある程度規模が大きいWeb会議には向かない。

テレビ／ビデオ会議の映像をスマホで受けるアプリもある

　Web会議システムは、取引先との商談や打ち合わせで使うこともある。そうなれば相手側の企業がツールを指定することもあるだろう。先述のZoomやMicrosoft Teamsにも、企業外ユーザーの利用を想定したゲスト機能が用意されている。

　ただ、オンラインでの商談や打ち合わせにテレビ／ビデオ会議システムを流用する企業や団体もある。テレビ／ビデオ会議システムが複数拠点に映像を転送するためには、「MCU（多地点接続）サーバ」を設置しなければならない。このMCUサーバをインターネット上に設置したものが「クラウドMCUサーバ」で、その一部がスマホやPCなどへの映像伝送に対応している。

• →BlueJeans
• →Cisco Webex Meetings

　スマホでクラウドMUCサーバと映像のやりとりをする場合、専用のアプリが必要な場合もある。必要に応じてあらかじめインストールしておくと、円滑なやりとりができるだろう。

• →BlueJeans（Android版）
• →BlueJeans（iOS版）
• →Cisco Webex Meetings（Android版）
• →Cisco WebEx Meetings（iOS版）

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　企業や団体ごとにセキュリティポリシーは異なる。しかし、ツールにこだわって導入に時間が掛かった結果、本来の業務に支障が出ては元も子もない。極端な話、スマホならGoogleの「ハングアウト」やiOSの「FaceTime」、もっといえば「LINE」や「Facebook Messenger」のビデオ通話機能でもWeb会議に近いことはできる。カジュアルな打ち合わせやあいさつ程度などなら、こうした日常的に使い慣れているツールで済ませて問題ないケースもあるはずだ。

　「テレワークだから」と肩肘を張って単一のツールに固執するのではなく、TPOに合わせた柔軟な対応を心がけるのが良いのではなかろうか、と筆者は思う。