説明書を書く悩み解決相談室

前回の記事に読者から感想をいただきました。その感想を基に前回の文例を考えてみましょう。

だいたい世の中のほとんどは、すでにある「ターゲット」の改良であって、まったく新しいターゲットを作る話はなかなかありません。そのターゲットの一部に変更を加えるケースが多いのですが、ここで「説明」の必要が出てきます。今回は、科学研究費の申請書を例に説明します。

業務文書を書いていて悩むのが、「専門用語」の扱いです。今回は、そんな悩みを解決する比較的簡単な方法があるので紹介します。

「問題」に対しては「ベース構造」を踏まえて「解決策」を考え、その「副作用」まで認識した上で解決策を選ぶ必要があります。この考え方で「発送電分離」という問題を解いてみましょう。

どんな問題であれ、なぜ起こったのか、その根底にあるベース構造を認識する必要があります。そして解決策を考えるために、関係者の合意を取るべくベース構造を踏まえて説明することも重要です。

8月13日の甲子園で起きた「ルールブックの盲点の1点」。野球に詳しい人でも混乱しやすいそのややこしい状況を、野球経験のない妻でも分かるように構造化して説明してみました。

簡単に答えが見えることこそ、丸暗記で通用してしまい、実は分かっていないケースが多いもの。人が頭を働かせるのは、謎があるときです。相手に本当に理解してもらうために、謎かけの演出を工夫してみませんか？

前回に続いて、文章を書くときに「どこまで詳しく書くか、記述レベルの見極めが難しい」悩みについて、残り2つの改善策を紹介します。

説明書を書く場合、どこまで詳しく書くべきか、記述レベルの見極めが難しいことがありますよね？　そんなときは、相手の行動を意識することが重要なのです。

イチゴ、リンゴ、ナシ、サクラという4種の植物で構成されるグループに名前を付けてください。あなたなら、どんな名前を付けますか？

項目番号は、問題を分かりやすく書くときに非常に便利な手法です。項目番号なしにムリヤリ書いた文章は、非常にくどくて読みにくいのです。

「説明書を書く」のは、その分野をよく知っている人とは限りません。「雑多な情報を取捨選択し構造化して自分の言葉で表現する」ことは、自分自身の理解を深めるためにも非常に役に立ちます。今回はそんな「自分が理解するために説明書を書く」時のコツを考えてみましょう。

折れ線グラフと棒グラフには向き不向きがあって、使い分けなければいけない――。基本的なことですが、実際にこれができている人は非常に少ないのです。

目的は未来の好ましい状態。そして、目標はそこに向かって状態を変えていく途中の到達点です。これはビジネス文書でも頻繁に登場する概念なので、区別して使ってみてください。

今回は説明書を書く必要があるシチュエーションとして「新しいものが生まれたとき」を題材に分かりやすい説明書の書き方を解説します。

スポーツの世界ではパワーとテクニックの掛け算で力が決まります。実はビジネスにおいてもこの2つの要素が必要で、小手先のテクニック一辺倒ではスキルは身に付きません。

コミュニケーションには、必ず相手がいます。内容をツラツラと述べるのではなく、相手の目を見ながら質問ベースで話を進める。そしてその際、フレームワークを意識して話すと相手にも自分にも効果的なコミュニケーションの場となるでしょう。

人前で講演をする場合、ロジックが正しいことは大前提ですが、それだけでは共感を得てもらえません。相手の感情に訴えるには、よく知られた話題を引き合いに出すというのも1つの方法です。

ある課題から解答を出す際、1つの解釈のみで考えるのを止めていませんか？　自覚がなくても、物事には実は別の見方があるもの。そういうときこそ、具体的な行動を起こす場面をイメージしてみてください。

人は自分に関係のある情報に注意を引かれるものです。注目してほしい内容の文書を作る場合には「誰に読んでほしいか？」を意識してみましょう。

私はよく考え事をするときに付せんを利用します。PCの描画ソフトを使って描くこともできますが、やはり手書きの方が大量の情報を一覧しつつ試行錯誤することに向いています。このような場合は一度PCを離れて論理構造を整理してみてはいかがでしょうか。

プレゼン資料などを見ていると、表計算ソフトでさっと作ったような安易グラフを見掛けることがあります。そのグラフが示す意味は何か？　作成後にその意味を確かめる習慣を付けることで、その結果が持つ意味も理解できるしょう。

分かりやすい文章にするには、見出しを付けるといい――でも、肝心の見出しが思い付かなかったら？　そんな場合は類語に注目して、言葉の意味を考えてみるといいでしょう。

筋トレは、やっと1回出来るような重い負荷よりも、10回程度繰り返せるぐらいの負荷を掛けるのが最適だといわれていますが、文書化能力も同じで、実は簡単そうに見えるものが良い練習になるのです。

聞き慣れない用語を含む説明文の場合、人はその用語を理解しようとして全体の枠組みがなかなか頭に入ってきません。まずは大まかな構造を明示し、ストーリー仕立てにする必要があります。

上司が部下を指導する際に重要となるスキルの1つが「コーチング」。ただしこのコーチング、必要な説明をしないまま安易に使うと、ただの逃げになってしまうのです。

全3回のシリーズでお伝えしてきた「プレゼン用スライドでよく使われる項目列挙型資料の弱点」。最終回は「数値に関する相場感覚が分かりづらい」ことを解決できるコツを紹介します。

ある分野のプロになると、気付かぬ間に素人には分からない説明をしてしまうという問題。複数の項目が含まれる内容を説明する場合には、それらの関連性に気を付ける必要があります。

ある分野に詳しくなると、気付かぬ間に素人には分からないような説明をしてしまうことがあります。その原因の1つが「専門用語を説明不十分なまま使ってしまう」ことです。

聞き慣れない専門用語よりも、実際は誰もが知っている一般用語の方が、会話の中で双方の理解が異なっている場合があります。今回はそうした事態を避けるためのある手法を解説します。

部下の報告書をチェックしたところ、文章が長すぎて何を伝えたいのかがいまいち伝わってこない……。そうしたときは、他人がなぜ疑問を持つのか、その思考プロセスをチャート化し、部下に見せることでその理由を考えさせることが重要です。

80年代以降進んだゆとり教育の影響で、「思考力」不足が問われることがあります。これはゆとり教育の問題に限ったことではなく、分かりやすい説明書を書けない要因である「原理原則までさかのぼって考えない」ことにも通ずるのです。

どんなスキルを身に付けるときにも「上達したいという動機がある」ことが不可欠と話したのが前回の話。今回は後編として、分かりやすい文書が書けるようになるまでに必要な3要素を紹介します。

どんな分野であれ上達するためには「上達したいという動機がある」ことが不可欠です。今回と次回は番外編で、何事も分かる範囲で少しずつやる気」を保つのが肝心だという話をしましょう。

同じ文脈で複数の方法を説明する場合、例えば「AとBは反対のものなのか？」と問い直し、反対のものを対比づけて説明するという手法があります。

見えないゴリラの話をご存じでしょうか？　人は注意していないものは見えないという心理学実験の一種ですが、これは説明書を書く際にも念頭に置いておくとよいのです。

自分で考えることをしない……。そんな指示待ち族の相手に疲れたことはありませんか？　今回はビジネスシーンで重要な思考力の向上方法について、そのヒントを解説します。

何度突き返しても毎回似たようなミスをしたリポートを提出してくる社員っていますよね？　そういう人に有効な文章化の教育方法があるんです。

今回は相談室はお休み。一見すると地味な作業のような基本動作が、説明書を書く上でも大切である、というお話をします。

説明書を書く悩み解決相談室。今回の相談者はインフルエンザ対策に頭を悩ます自治体の保健衛生担当者の1人、藤原さんです。

専門的な内容が多く含まれる説明書などは、内容がある程度理解できなけれ改良するのもば難しいもの。文章を構造としてとらえてうまく情報を整理することが大切です。

説明書と言っても、プレゼン用から教育用までさまざまあります。誰向けの説明書かによって、分かりやすさを調整していかねばなりません。なぜでしょうか？　例に沿ってその訳を解説します。

複数の名詞が混在する説明文を、すっきり分かりやすくまとめるには？　――今回の説明書を書く悩み相談者は、ある本を執筆中の男性です。

前回に続いて、誰かにちょっとした複雑なことを説明するための文書のうまい書き方を紹介。今回は文章を幾つかの部品に分けて考えてみます。