総務・人事・経理が会社を強くする! ニューノーマル時代のバックオフィス

新型コロナの影響で在宅勤務が普及した一方、バックオフィス(管理部門)では、紙ベースの契約・会計業務、電話番などのために危険を冒してまで出社し、かえって生産性が低下している従業員も少なくない。彼らの安全と健康を守り、業務効率も向上させるには、ワークフローの大幅な見直しが必要だ。さらにいえば、こうした業務のデジタル化は、経営の意思決定を速め、真のDXを実現する土台にもなり得る。本特集では先進事例を紹介し、バックオフィスから会社を強くするヒントをお届けする。

新着事例

KADOKAWA流働き方改革【前編】:

2020年11月、ところざわサクラタウン内に新オフィス、所沢キャンパスをオープンしたKADOKAWA。所沢キャンパスの稼働時をめどに、ABW(Activity Based Working)を掲げ、場所にとらわれず充実した働き方を目指す改革を約5年かけて進めてきた。出社して紙の原稿を回す文化の大規模出版社が、コロナ禍で社員2000人の7割リモートワークを実現するまで、どのような軌跡があったのか。

(2021年1月20日)
他企業からスカウト可能:

ガイアックス(東京都千代田区)は、自社の新サービス「面接動画スカウト」の社内活用を始める。新卒採用の一次面接を動画面接にし、応募者がそのまま他企業からのスカウトも受けられるようにする。「就活生は受ける企業の数だけ同じ質問をされて非効率」との考えから、一次面接にかかる工数を削減する取り組みだ。一方で、優秀な人材をみすみす外部に紹介することになるとも考えられる。その狙いを聞いた。

(2021年1月15日)

コロナの感染拡大が懸念され始めた2020年2月、迅速に採用活動を“完全オンライン化”することを決めた、ユニリーバ・ジャパン。短期間で実践できた背景には、どんなノウハウがあったのか。

(2021年1月6日)

【事例】契約書・電話・郵便物を“デジタル化”

郵便物、押印はどうした?:

コロナ禍で、テレワークの拡充など働き方やオフィスの在り方を見直す企業は多い。しかし、オフィスそのものを廃止し、全社員をフルリモート勤務に移行する企業は珍しいのではないか。「オフィスを持たない企業」としてwithコロナの時代を生き抜く決断をしたWebメディア企業CINRAに取材した。

(2020年12月8日)
アフターコロナ 仕事はこう変わる:

コロナ禍は一過性の出来事にとどまらず、企業の組織体系自体にも影響を与えてきている。リモートワークの定常化、オフィスの縮小などをよく聞くが、組織自体を変え、総務部を解体した企業がある。フィンテック企業のマネーフォワード(東京都港区)だ。

(2020年11月27日)
コロナで方針転換:

スマートフォンゲーム「白猫プロジェクト」などを開発・運営するコロプラは、定価で10万円以上するオフィスチェア400脚以上を社員に譲渡した。緊急事態宣言後すぐに決定した、オフィスの40%縮小がきっかけだ。もともとオフィスに強いこだわりを持っていたコロプラがオフィス縮小を決断したのには、どのような経緯があるのか。

(2020年11月2日)
21年3月末めど:

ヤフーが取引先との契約手続きを21年3月末までに「100%電子化」することを宣言した。“はんこ文化”がまだまだ根強い日本で、どのように達成していく計画なのか。ヤフーのメンバーに尋ねた。

(2020年7月20日)

【事例】コミュニケーション不足を解消する

就職で上京、孤独で泣き出す新人も:

コロナ禍をきっかけに在宅勤務が広がる一方で、多くの企業が課題に感じるのがコミュニケーション不足だ。エン・ジャパンでも特に営業担当の若手社員を中心に、慣れない在宅勤務で不安を感じるケースが多かったという。それを解決したのが“バーチャルオフィス”だ。活用することで情報交換が活発になり営業成績もアップしたというバーチャルオフィスの導入秘話を聞いた。

(2020年12月10日)
新卒採用:

@cosmeを運営するアイスタイルが、新卒採用活動の一環として「アイスタイル放送局」をスタートした。就活生を対象とするさまざまなイベントをライブ配信する取り組みだ。その効果は?

(2020年12月3日)
「うまくなじめない……」:

人材系ベンチャーのLAPRASが、11月にオフィスを縮小移転した。これからはリモートワークをメインとし、「オフィスはおまけ」の位置付けだ。また、経費精算から電話まで業務に関わるあらゆるものをオンライン化している。その方向性は緊急事態宣言下の5月には決まっていたという。決断のスピードを支えたのは社員の役割が明確化されている組織体制や、ITツールに強い社員たち。しかし、課題がなかったわけではない。コミュニケーション量の低下による一体感が損なわれる事態も経験した。それらを乗り越えて、LAPRASが確立した新しいオフィスや総務の在り方とは。

(2020年11月30日)
仕組みは?:

富士ソフトが2021年度の「新卒内定者交流会」をオンラインで開催。自社開発のバーチャル交流会ツールを活用し、内定者約500人、富士ソフトの社員約100人がアバター姿で参加した。その仕組みは。

(2020年11月27日)
「近づけない、集めない」 時代を生き抜く、企業の知恵:

コロナ禍の影響で内定者を集めた研修やイベントが難しくなっている。みずほFGは500人近い内定者をケアするためにあるオンライン体験型プログラムを導入した。参加者からも好評だという。

(2020年11月4日)
人事に聞く:

コロナ禍で「一時、白紙に戻すことも考えた」というDeNAのサマーインターン。最終的にオフラインからオンラインに切り替えたところ、「蓋を開けてみると、うまくは行った」という。どんな工夫をしたのか。

(2020年10月13日)
アフターコロナ 仕事はこう変わる:

PayPayが進める新しい働き方「Work From Anywhere at Anytime(WFA)」一部の業務を除いて原則在宅勤務とし、パフォーマンスが発揮できる環境であれば国内の好きな場所、時間に仕事をしていいという。新制度導入と併せて、WeWork Japanと共同設計した新オフィスへの移転を決めた。PayPayが目指す新しい働き方とは――。 CFOの走出雅紀氏と、経営推進本部人事部部長の仙田厚毅氏に真意を聞いた。

(2020年9月29日)

【事例】戦略的データ活用

「簡単」「楽しい」「続けたくなる」:

ヘルスメーターで有名なタニタは、自社の健康経営にも熱心。例えば、社員証と一体化した活動量計を全社員に持たせていて、身に付けないで出勤した社員は社屋に入れない。そこまで徹底するのはなぜか。

(2020年12月4日)
事業成長を最大化:

企業が急成長すると、個々の社員の能力やモチベーションの把握が難しくなる。5年間で社員が約5倍に増えるという急成長を遂げているSansanは、どのように対策をしたのだろうか。人事データで「未来を予測したい」と話す人事部の、その意図を聞いた。

(2020年10月20日)
二次面接(対人)が有意義になる:

一昨年から学生とAIとで面接をする、対話型AI面接サービスを導入したアキタフーズ。その成果は?

(2020年10月30日)
決議無効のリスク:

コロナ禍で、各社が株主総会の開催に苦慮している。そんな中、富士ソフトはリアルでの株主総会だけでなくインターネット株主総会を同時開催した。事はそう単純ではなく、開催の決断は簡単なものではなかった。

(2020年6月11日)

【コラム】デジタル化のヒント

総務のための「オフィス」再考:

コロナ禍では、オフィス内でのレイアウト変更、換気への配慮だけでなく、総務としては「オフィス外」のワークポイントにも気を配る必要があります。

(2021年1月20日)
リモートワークを止めないSaaS:

最新の労務管理SaaSは、年末調整をペーパーレス化するだけでなく、社会保険の申請を電子化する機能がついているものも多い。しかし電子申請に必要な電子証明書の取得に大きな手間がかかる、という悩みもあるのでは? 解決策は?

(2021年1月12日)
リモートワークを止めないSaaS:

ペーパーレス年末調整を導入しているかどうかが、従業員から選ばれる会社になる条件の一つになりそうだ。

(2021年1月11日)

働き方改革関連法の目玉である「同一労働同一賃金の導入」。「同一労働」はどのように判断されるのか? 3つの観点を紹介する。

(2020年12月10日)
新連載・リモートワークを止めないSaaS:

脱ハンコの動きの中で、受け皿として注目されているのが電子契約システムだ。電子署名には“2つの方法”があること、クラウドサインとDocusignの機能などについて解説する。

(2020年12月3日)
「総務」から会社を変える:

『月刊総務』編集長の豊田健一氏による、総務とDXを巡る連載。「オフライン」へと回帰する企業も多い中、もっとオンラインを使いこなす姿勢こそが総務に求められると豊田氏は指摘する。

(2020年12月2日)
連載・デジタル時代の人材マネジメント:

デジタル人材だけを獲得してもDXは実現できない。パナソニック、コニカミノルタの事例を交えながら、必要不可欠な人材「ブリッジパーソン」の育て方を解説する。

(2020年11月25日)
驚きの成果:

コロナ禍で、採用面接も変化し、オンライン形式がメインになりつつある。一時しのぎではなく、抜本的な改善として「採用業務のオンライン化」を進めるには、注意すべきポイントがある。

(2020年11月20日)
総務・人事・経理Weekの講演から探る:

業務の属人化、在宅勤務による生産性の低下、繁忙期の人手不足など課題が山積する経理部門だが、どう解決すればいいのだろうか。CSアカウンティングの中尾篤史社長による「経理部門の働き方改革のススメ〜業務効率を上げるテクニックを伝授〜」の講演からヒントを探る。

(2020年9月29日)
新連載・総務プロの「攻めと守り」:

2001年前後のITバブル、08年のリーマンショックなど、環境変化が起きると必ずといっていいほど、オフィスの再構築が起きてきた。新型コロナが引き起こした「オフィスの再構築」も定番の流れといえるが、特殊な側面もある。

(2020年9月15日)
電子化がボトルネックを解消!:

経理業務においては各種証憑を取り扱うため、テレワークを導入しづらいという声も聞こえます。そこで、経理担当者が速やかにテレワークを導入するために求められる対応策を解説します。

(2020年7月22日)
「紙とハンコ」と結び付き強い法務業務:

中小企業では総務担当者がやることも多い「法務業務」。ある調査では、法務業務の専任担当者がいない企業が2割ほどという結果も出ている。「紙とハンコ」との結びつきが強く、テレワーク推進を阻みがちな法務業務だが、最近ではITの力で効率化を目指す「リーガルテック」に関するサービスも出てきつつある。中でも、LegalForce」は契約書のチェックに役立つという。

(2020年6月29日)
働き方の「今」を知る:

新型コロナの影響で導入が進むテレワークだが、それでも出社しないといけない環境を生み出しているのが「ハンコ」だ。もともと、無駄が多く生産性の低い「日本的」な労働慣行の代名詞でもあったハンコだが、従業員の感染リスクを減少し、生産性を高めるためにも官民でようやく「電子化」の機運が高まり始めている。

(2020年5月20日)

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