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» 2012年11月21日 20時41分 UPDATE

今すぐ使えるスマホレシピ:第10回 メールを上手に分類するには? 署名を付けるには?―――スマホでGmailを快適に使う(応用編) (1/2)

スマホを使い始めたはいいが、もっと便利に使えることを知らないまま何となく使っている人は多い。そんなユーザーに向けて、使い方の基礎から一歩進んだ活用法を取り上げる本コーナー。第10回ではスマホにおけるGmailの使い方の応用編を紹介しよう。

[今西絢美(ゴーズ),ITmedia]

 前回はスマートフォンでのGmail利用についての基本を解説した。Gmailでは、スマホで設定した内容がPC版にも反映されるので、いずれかで削除したメールがもう一方のデバイスでも削除されるなど、利便性に優れている。そこで、今回はその特性を生かし、一歩進んだスマホでの使い方を紹介しよう。また、Android OSとiOSでは仕様の異なる部分があるので、各OSでできることをきちんと確認しておきたい。

 今回、Android端末ではAndroid 4.0に標準搭載される「Gmail」アプリを、iOS端末ではiOS 6に標準搭載される「メール」アプリを使用した。


重要なメールをわかりやすくする「スター」機能は使える?

photo Androidではメールを表示し、送信元の横にある星印をタップする

 PC版のGmailでは、スレッドやメッセージに「スター」を付けられる。これは重要なメールを区別したり、後からチェックしたりするのに用いる機能だ。スター表示は自分だけが分かる目印なので、メールの送信者には通知されない。

 スター機能は、AndroidとiPhoneともに利用できるが、名称や設定方法が少し異なる。Androidの場合、スレッドもしくはメッセージ内に表示された星印をタップする。iPhoneではスターは「フラグ」と呼ばれ、フラグを設定するにはメールを開き、フラグアイコンをタップすればいい。また、複数のメールにフラグをまとめて付けることもできる。


photophotophoto iPhoneではメール画面の左下にあるフラッグをタップし(写真=左)、「フラグ」をタップ(写真=中)。一覧画面で「編集」をタップし、フラグを付けたいメールを複数選択。そして「マーク」をタップすると、メールにフラグが付く(写真=右)

 いずれの場合もフラグのついたメールだけを閲覧できるので、重要なメールを後から読み返すのに活用しよう。ただし、iPhoneではGmailを「Microsoft Exchange」で利用しているとフラグ付きフォルダが表示されない。

photophoto Androidでは「スター付き」メールをまとめて表示できる(写真=左)。iPhoneの場合は「フラグ付き」という受信ボックスがあらかじめ用意されている(写真=右)

スマホからラべルの管理はできる?

 OutlookなどPCのメーラーでは、メールをフォルダ分けできるが、Gmailの場合はフォルダではなく「ラベル」を用いてメールを分類する。この「ラベル」はAndroidの場合、PCでのみ新規作成でき、スマホから設定することはできないが、PCで設定したラベルはスマホ側でも適用される。

photo ラベルの新規作成はPCからのみ対応する

photophoto Androidではメールの送信元の右にラベルが表示される(写真=左)。iPhoneではメールにラベル名が表示されず、「アカウント」を選択すると各ラベルがフォルダとして表示される(写真=右)

 iPhoneでは新規フォルダを作成できるので、スマホからもメールを整理できる。

photophoto 「メール」アプリ→アカウントを選択→「編集」→「新規メールボックス」でフォルダを作成できる(写真=左)。フォルダを移動する場合は「フォルダ」アイコンをタップし、移動したいメールボックスを選択する(写真=右)

 なお、メールの自動振り分け設定はAndroid、iPhoneともにPCからしかできないので注意しよう。

photo PCで設定した振り分けはスマホにも適用される

作成したメールに署名を自動で挿入するには?

 「署名」では、送信者の名前や連絡先などを、送信するメールの末尾に挿入できる機能のこと。ビジネスメールを扱う際に使うユーザーが多いと思うが、スマホのGmailでも署名機能が使える。

 Android端末ではアカウントごとに署名を設定でき、メールの「設定」から署名の編集ができる。ビジネス用、プライベート用と、使い分けやすいのが特長だ。

photophoto アプリを起動してメニューボタンを押し、「設定」を選択。署名を設定したいアカウントを選び、「署名」をタップ(写真=左)。メールに挿入する署名を入力したら「OK」をタップする(写真=右)

 また、iPhoneでもiOS 6からはアカウント別に署名を管理できるようになった。「設定」アプリ→「メール/連絡先/カレンダー」→「署名」で署名の編集が行える。

photo アカウント別に署名を設定可能。また、すべてのアカウントで同じ署名を使うこともできる

 個人的には、出先から返信していることが先方に伝わるように「iPhoneから送信」や「Androidから送信」といったような記載をするのがオススメ。多少雑な返信になってしまっても、「出先なら仕方ない」と思ってもらえるだろう。

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