第10回 メールを上手に分類するには？ 署名を付けるには？―――スマホでGmailを快適に使う（応用編）：今すぐ使えるスマホレシピ（1/2 ページ）

[今西絢美（ゴーズ），ITmedia]

　前回はスマートフォンでのGmail利用についての基本を解説した。Gmailでは、スマホで設定した内容がPC版にも反映されるので、いずれかで削除したメールがもう一方のデバイスでも削除されるなど、利便性に優れている。そこで、今回はその特性を生かし、一歩進んだスマホでの使い方を紹介しよう。また、Android OSとiOSでは仕様の異なる部分があるので、各OSでできることをきちんと確認しておきたい。

　今回、Android端末ではAndroid 4.0に標準搭載される「Gmail」アプリを、iOS端末ではiOS 6に標準搭載される「メール」アプリを使用した。

重要なメールをわかりやすくする「スター」機能は使える？

Androidではメールを表示し、送信元の横にある星印をタップする

　PC版のGmailでは、スレッドやメッセージに「スター」を付けられる。これは重要なメールを区別したり、後からチェックしたりするのに用いる機能だ。スター表示は自分だけが分かる目印なので、メールの送信者には通知されない。

　スター機能は、AndroidとiPhoneともに利用できるが、名称や設定方法が少し異なる。Androidの場合、スレッドもしくはメッセージ内に表示された星印をタップする。iPhoneではスターは「フラグ」と呼ばれ、フラグを設定するにはメールを開き、フラグアイコンをタップすればいい。また、複数のメールにフラグをまとめて付けることもできる。

iPhoneではメール画面の左下にあるフラッグをタップし（写真＝左）、「フラグ」をタップ（写真＝中）。一覧画面で「編集」をタップし、フラグを付けたいメールを複数選択。そして「マーク」をタップすると、メールにフラグが付く（写真＝右）

　いずれの場合もフラグのついたメールだけを閲覧できるので、重要なメールを後から読み返すのに活用しよう。ただし、iPhoneではGmailを「Microsoft Exchange」で利用しているとフラグ付きフォルダが表示されない。

Androidでは「スター付き」メールをまとめて表示できる（写真＝左）。iPhoneの場合は「フラグ付き」という受信ボックスがあらかじめ用意されている（写真＝右）

スマホからラべルの管理はできる？

　OutlookなどPCのメーラーでは、メールをフォルダ分けできるが、Gmailの場合はフォルダではなく「ラベル」を用いてメールを分類する。この「ラベル」はAndroidの場合、PCでのみ新規作成でき、スマホから設定することはできないが、PCで設定したラベルはスマホ側でも適用される。

ラベルの新規作成はPCからのみ対応する

Androidではメールの送信元の右にラベルが表示される（写真＝左）。iPhoneではメールにラベル名が表示されず、「アカウント」を選択すると各ラベルがフォルダとして表示される（写真＝右）

　iPhoneでは新規フォルダを作成できるので、スマホからもメールを整理できる。

「メール」アプリ→アカウントを選択→「編集」→「新規メールボックス」でフォルダを作成できる（写真＝左）。フォルダを移動する場合は「フォルダ」アイコンをタップし、移動したいメールボックスを選択する（写真＝右）

　なお、メールの自動振り分け設定はAndroid、iPhoneともにPCからしかできないので注意しよう。

PCで設定した振り分けはスマホにも適用される

作成したメールに署名を自動で挿入するには？

　「署名」では、送信者の名前や連絡先などを、送信するメールの末尾に挿入できる機能のこと。ビジネスメールを扱う際に使うユーザーが多いと思うが、スマホのGmailでも署名機能が使える。

　Android端末ではアカウントごとに署名を設定でき、メールの「設定」から署名の編集ができる。ビジネス用、プライベート用と、使い分けやすいのが特長だ。

アプリを起動してメニューボタンを押し、「設定」を選択。署名を設定したいアカウントを選び、「署名」をタップ（写真＝左）。メールに挿入する署名を入力したら「OK」をタップする（写真＝右）

　また、iPhoneでもiOS 6からはアカウント別に署名を管理できるようになった。「設定」アプリ→「メール/連絡先/カレンダー」→「署名」で署名の編集が行える。

アカウント別に署名を設定可能。また、すべてのアカウントで同じ署名を使うこともできる

　個人的には、出先から返信していることが先方に伝わるように「iPhoneから送信」や「Androidから送信」といったような記載をするのがオススメ。多少雑な返信になってしまっても、「出先なら仕方ない」と思ってもらえるだろう。