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» 2012年03月09日 11時00分 公開

保存版!「あなたのEvernote、見せてください」(後編)クラウド達人に聞く(3/3 ページ)

[山口真弘,Business Media 誠]
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ライター山口「用途はバックアップ、NASのフォルダ構造をそのまま移行」

山口真弘さん

 最後に筆者(山口)のノートブックについても公開しておきます。ここまで紹介した達人たちに比べると利用歴は数カ月程度と浅いのですが、ScanSnapで過去数年にわたってPDF化→NASで保管していたデータをほぼそのままの形で移行したため、ノート数は8000以上。中には20年以上前の資料まで含まれていたりします。ちなみにこのNASからの移行の経緯については「乗り遅れた人のためのEvernote再入門講座」にまとめました。

Evernoteの利用環境
Evernoteの契約種別 PC スマホ(キャリア) スキャナ
プレミアム 自作(Windows XP)
ThinkPad X201s(Windows 7)
iPhone 4S(ソフトバンク)
Xperia acro(NTTドコモ)
iPad 2(Wi-Fi)
ScanSnap S1500

山口さんはEvernoteをどういう風に使っていますか?

 仕事関係の資料や名刺類、金融機関やプロバイダなどからの通知書類など、かつて紙だったデータをScanSnapでデータ化し、保存する目的で使っています。出先などからデータを頻繁に追加、改変することはあまり考慮しておらず、災害対策としてクラウドにバックアップしておくイメージです。もっともEvernoteのテキスト検索機能のおかげで、スキャン後にリネームせず放置していたPDFが見つけやすくなり、過去のデータを活用する機会も以前に比べると増えています。

プロバイダなどからの通知書類を入れておくと、IDやパスワードを探すのに便利。金融機関や医療機関の明細もまとめて入れておくことで身の回りの紙資料を減らすのにも効果的

タグ付けやノートブックの作り方にルールはありますか?

筆者(山口)のノートブック。まず「_未分類」に転送し、そこから仕分ける。ノートブック名は3桁の数字でソート

 原則としてNASに保管していた頃のフォルダ構造そのままで、Evernoteに移行するにあたって分類の数字を2ケタから3ケタに改めたくらいです。

 NASのころはフォルダをかなり深い階層構造にしていたのですが、テキスト検索を使えば階層に関係なく呼び出せることもあり、下層のフォルダを廃して単純なスタック構造に改めました。タグ付けについては現状試行錯誤といったところです。

試してみてダメだったやり方は?

 写真についてもEvernoteでの管理を試みたのですが、最終的にはEvernoteではなく「Picasa」に落ち着きました。写真はPDFと違ってテキスト検索ができるなどの強みもありませんし、閲覧性などを考慮すると専用のフォトサービスに分があると感じます。過去のデータ量が莫大で、すべての写真をアップしようとすると転送量が厳しいこともあります。現在はメモ的な用途を除いてEvernoteには写真は入れていません。

蔵書は基本的に「ブクログ」で管理しているが、ISBNコードのない蔵書のみ例外的にEvernoteで管理。表紙の写真を撮ってアップしている
iPhoneのEvernoteアプリで録音したボイスノートは、長期保存目的というよりも、Evernoteを利用してPCにコピーするという使い方をしている

あえてEvernoteでは管理していないデータは?

 テキストデータについてはローカルのエディタでひんぱんに編集することもあり、Evernoteではなく「Dropbox」を使って同期を取っています。またタスク管理もEvernoteは使わず、「Nozbe」と「Toodledo」の併用です。写真についても言えることですが、専用ツールはやはり機能面でも使い勝手の面でも一日の長があるので、無理にEvernoteにすべてを統合しなくてもいいという考え方です。いまEvernoteにアップしているデータの9割はPDFではないかと思います。

便利な拡張ツールやサードパーティアプリを教えて!

 基本的には純正ソフトおよびアプリのみですが、人気のツイートを手軽にEvernoteに保存できる「RetweetEver(85円)」などは、まったく別の使い方の可能性を感じます。


筆者(山口)

紹介にあたり、ほかの方のノートブックを拝見したあとでスクリーンショットを撮ったので、よいところをこっそり自分のノートブックに反映させたりしています。役得です(笑)。


担当T

さすが山口さん、きれいに整理してますねえ。……と思いきや、達人たちのまねをしただけなんですか? なんてずるい!! と言いつつ、まねするだけでこれだけ整理できるのだったら、まねしたほうがいいですね。読者のみなさんもぜひ!


やっぱりプレミアム? iPhoneやScanSnapなども上手に活用せよ!

 前後編で計7人のノートブックを紹介しましたが、分類も命名もまったく人それぞれ、千差万別。なかでも「試してみてダメだったやり方」「あえてEvernoteでは管理していないデータ」は、なぜ現在このようなノートブックの構成になっているのかを知る意味では貴重な情報だなあと感じました。

 興味深いのは、特にプレミアムユーザーであることは条件でなかったにもかかわらず、お話を聞いた全員がEvernoteのプレミアムプランをお使いだったこと。アップロード容量の多さだけでなく、PDF内検索や画像認識、ノートの最大サイズ50Mバイトといったスタンダードプランとの機能差も、要因としては大きそうです。またiPhoneやScanSnapについても利用頻度が高いようですので、これからEvernoteにチャレンジしたい人や一度挫折したけどもう1回試したい人は、マストアイテムとしてチェックしてみてはいかがでしょうか。

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