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» 2010年01月22日 19時57分 UPDATE

3分LifeHacking:基本に立ち戻った「時間節約・能率アップ・生産性向上」のテクニック5選

デキる男・女と呼ばれる賢く上手にPCを使って、効率良く仕事をこなしたいもの。「時間節約・能率アップ・生産性向上」の基本的なテクニックをおさらいしましょう。

[Jason Fitzpatrick(訳:的野裕子) ,ライフハッカー[日本版]]
ライフハッカー[日本版]

 今の時代、PCのスペックも上がり多機能なアプリも豊富にあるというのに、いまだにPCをワープロ的にしか使っていない人や、ネットとメールとチャットをするだけなんて人もまだ時々見かけます。デキる男・女と呼ばれるには、さらに賢く上手にPCを使って、効率良く仕事をこなしたいものです。

 ライフハッカー読者のみなさんにとっては、基本的だと思われるテクもありますが、おさらいだと思って読んでみてくださいね。

PCでできることは自分でやらない

 PCを使えばサッサと終わることかもしれないのに、ろくに調べもせずに面倒なアナログ作業をするのだけは、今年こそ本当にやめましょう。何か面倒な作業が発生したら、まずググる。あらゆるアプリが存在する世の中です。大抵の作業なら自動的にできる方法があると思います。写真のサイズ変更、ファイル名の変更、Excelを使った計算……この辺りの作業なら当然自動で処理できます。

ファイル名の変更

 大量のファイル名の変更ほど、面倒臭くて退屈な作業はありません。こんな作業に自分の大事な時間と労力を使うのだけは、本当にやめましょう。

 Windowsユーザーであれば、強力なリネームユーティリティーの「Bulk Rename Utility」か「Ken Rename」がオススメです。Macユーザーなら、無料のユーティリティーソフト「File List」か、ファイル名の変更以外の機能を使いたい場合は有料になりますが「Automator」も便利です。日本のフリーソフトなら「Flexible Renamer(Windows用)」「ReNa X(Mac用)」などもあります。

テキストの入力補助

 PCを使っていると、頻繁に同じ文字や言葉を入力していることに気が付くと思います。例えば、自分のメールアドレスや会社名、「お世話になっております」のような定型のごあいさつ文、タグやコードの類いもしかり。これくらい毎回入力しても大したことないと思うかもしれませんが、頻繁に入力するからこそ「ちりも積もれば……」でかなりの時間を節約することができるのです。

 日本語OSを使っていれば、単語登録してしまうのが一番手っ取り早いと思いますが、入力補助ツールを使う方法もあります。Windowsなら、英字をトリガーに変換できたり改行やTabを含めた変換登録もできる「Texter」や、登録する単語をフォルダ単位で管理することができる「Phrase Express」などが便利です。

 Macなら、アップルスクリプトを直接実行することもできる「TextExpander」が定番でしょう。また、Snow Leopardには入力補助機能が実装されています。WindowsでもMacでも使える「Google 日本語入力」なども役立つでしょう。

 Linuxなら「AutoKey」はいかがでしょうか。

ショートカットキーを使う

 テキストエディタ、ブラウザ、OS、Gmailまで、とにかくすべてのアプリやツールのショートカットを覚えて使い倒してください。キーボードをほんの1〜2個タイプするだけであらゆることができるというのに、マウスにわざわざ手を移動させて操作をするなんて、効率が悪い事この上ないです。ショートカットを使う習慣がない人は、今すぐ「(よく使うアプリ名) ショートカット」で検索してみてください。すぐに膨大なショートカット一覧が手に入りますよ。ライフハッカーでも「Windows 7で使える超便利キーボードショートカット」や「キーボードだけでテキストを選択するショートカットあれこれ」などご紹介しています。

上手にノートをとる

 ノートのとり方というのは、ある種の芸術作品のようなところがあります。最近でも「東大合格生のノートはかならず美しい」という本が売れ、その本を参考に作った「東大生ノート」もヒットしました。仕事でも勉強でも、見聞きしたすべての内容をノートに書くことはおよそ不可能です。だからこそ、「何を」「どう」ノートに書いていくのかが、非常に重要になります。ノートを上手にとるためのコツをいくつかご紹介しましょう。

美しいノートを取るテク

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 以前にも、ノートをエリア分割して取る方法などを書いた「効率の良いノートの取り方」や、どういう内容をノートに取るべきかを指摘した記事などを紹介してきました。前述の「東大合格生のノート〜」でも、「大見出し、小見出しなどの文頭は必ずそろえる」「書く必要のないものはコピーを貼る」など具体的な法則がありましたので、いくつか実践してみて自分に合うものを取り入れましょう。また、文系の授業と理系の授業、クライアントのヒアリングと会議の議事録では、それぞれノートのとり方も変わってくるはずです。目的に合わせてノートの取り方を変えることも大切なポイントです。

紙とペンとは、おさらばしてみる

 手書きでノートをとる人って、本当に手でノートに書くのが好きな「手書きラブ」な人が多いですよね。そんな人から、ペンと紙を取り上げるつもりはさらさらありません。でも、考えてもみてください。今年は2010年です。近未来的に憧れていた21世紀になってから、もうかれこれ10年以上も経っているのです。そろそろノート革命を起こしてみてもいいんじゃないでしょうか。何ページにも何冊にもおよぶノートの中から、欲しい情報をすぐに見つけることはできますか? ノートがデジタルデータであれば、欲しい情報はすぐに検索することができます。

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 今まさに心がグラっと揺れている手書き派の方にオススメするのは、ノートアプリ界の2大巨頭「Microsoft OneNote」と「Evernote」です。この2つのアプリがいかに素晴らしいかはここでは語りきれませんが、すべてのノートをまとめて管理できること、欲しい情報をすぐに検索できること、その情報に簡単にアクセスできること、これに尽きるのではないでしょうか。それに、手書き派にはたまらない、手書き文字を認識することもできますよ! どうですか? 心変わりしそうになったら、「Microsoft OneNote」と「Evernote」それぞれのレビュー記事をぜひどうぞ。

ネットワークを活用する

 ネットワークと言っても、Facebookでクラスのみんなをフレンド登録しましょう、というような意味ではありません(もちろんそれも楽しくていいと思いますが)。オンラインの勉強ツールや共同作業できるツールを、もっと積極的に使いましょう。友だちや仕事仲間と離れた場所にいても、ノートや情報を共有したり、ミーティングができたり、共同作業することができるのは、高度情報化社会だからこそ成せる技なのです。

情報の共有

 「友だちとオンラインでノートを共有する」と言うと、「せっかく自分が取ったノートを誰も見せたがらない」とか「そんなことしても全然得しないでしょ」と反対する人がいます。確かに、自分の努力した成果を共有することは、努力もせずに楽して良い成績を残そうという人にも情報を提供することになります。ですが、学校や会社の中心人物に自分を売り込む時は、自分の成果を見せるというのも大事なことです。楽してなんとかしてやろうなんて人は、学校でも会社でも人の上に立つような人物にはならないので、心配せずとも大丈夫だと思います。

 共有する情報へのアクセスは、なるべく簡単な方がいいでしょう。その情報やサーバのためだけにIDやパスワードを入力するのは面倒に感じるものです。Google ノートブックGoogle ドキュメントは、Gmailのアカウントさえ持っていれば誰でも使うことができるので、かなり一般的で使いやすいと思います。もしくは、「Luminotes」のような無料のツールを使って自分のWikiを作るとか、フリーソフトパッケージのMediaWikiをカスタマイズして仲間内で共同作業するのもいいでしょう。

お詫びと訂正 1/24 12:00 「MediaWiki」の説明についての翻訳が原文と異なっため、内容を修正しました。読者の皆さまにはご迷惑をおかけいたしました。

連絡手段とコネクションを作る

 Twitterでも、mixiでも、Facebookでも、メーリングリストでも、チャットでも、手段は何でもいいですが、どんな時でもすぐに友だちや仕事仲間に連絡できる手段を確保しておきましょう。急に体調が悪くなって大事な会議に出られないとか、交通トラブルに巻き込まれて遅刻してしまうとか、何かあった時に必ず役に立ちます。また、そういった日々のコミュニケーションで築き上げた関係やコネクションは、人生のキャリアパスにおいて必ずや何らかの助けとなるはずです。

バックアップは絶対にとる

 万が一、現時点で自分のデータのバックアップをまったくとっていないとしたら、とにかく今すぐにバックアップを取ってください。バックアップを取る方法なんていくらでもあります。特にテキストベースの情報であれば、データも軽いですから容量や時間を気にせず、すぐにできるはずです。自分の大事な大事なデータが、自分のPCやフラッシュメモリの中だけにしかないなんて、いつか泣きをみますよ。

Dropbox

 「Dropbox」は、一番手軽で使いやすいオンラインストレージだと思います。クライアントソフトをインストールしてアカウントを作成すれば、すぐに使うことができます。容量は2Gバイトまでで、Dropboxを使っているPCやiPhoneなどすべての環境のデータが同期されます。ストレージとしてだけでなく「無敵のパスワード同期ツールとして活用する方法」や「ファイル同期以外の使い方4選」など便利な使い道がありますので、併せて読んでみてください。

バックアップツール

 Dropboxでは容量が足りないという人や、もっとほかのオンラインバックアップツールも探したいという人は「米lifehackerおすすめ、オンラインバックアップツール5選」をチェックしてみてください。MozyやCarboniteなどの情報がありますよ。


 長々と紹介してきましたが、これらすべてを実行できたら、人からデキると言われる前に、自分でその効果を実感できると思います。今年こそ! の決意が新たなうちに、ぜひ始めてみてください。

原文へのリンク

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